Bestimmt haben Sie es schon den Medien entnommen, zum 31.12.2016 endet die Schonfrist der GoBD, so dass zum 01.01.2017 die E-Mailarchivierung für jedes Unternehmen zur Pflicht wird. Die Pflicht zur Aufbewahrung ist natürlich nicht neu, aber im Rahmen der GoBD zum ersten Mal der breiten Öffentlichkeit bekannt.

 TSO-DATA empfiehlt die E-Mailarchivierung als Exchange online Dienst einzusetzen, wenn bereits eine vorhandene Exchange online Umgebung installiert ist:

Kosten pro Benutzer/Monat: netto EUR 2,50 

Vertrauen Sie auf eine cloudbasierte Archivierungslösung auf Unternehmensniveau, mit der Sie sich den Herausforderungen von Archivierung, Compliance, gesetzlichen Vorschriften und eDiscovery stellen. Die Exchange Online-Archivierung wird auf weltweit redundanten Servern von Microsoft gehostet, mit IT-Telefonsupport rund um die Uhr und an sieben Tagen der Woche und Unterstützung von Exchange Server 2016, 2013 und 2010. Die Exchange Online-Archivierung steht auch als zusätzlicher Dienst für Postfächer zur Verfügung, die online gehostet werden.

Sicherheit und Zuverlässigkeit

Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Daten mit den modernsten und zuverlässigsten physischen und digitalen Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden.

• Speichern Sie alle wichtigen Daten an einer zentralen Stelle, indem Sie die Benutzer mit einem In-Situ-Archiv ausstatten, das eine systemeigene und gut integrierte Benutzeroberfläche bietet.
• Behalten Sie Daten unverändert bei, und speichern Sie Benutzerdaten für eine mögliche spätere Suche in einem In-Situ-Speicher.
• Sichern Sie Ihre Daten, indem Sie sie in weltweit verteilten Rechenzentren mit kontinuierlicher Datensicherung und erstklassigen Notfallwiederherstellungsfunktionen hosten.
• Hochverfügbarkeit von 99,9 %.

Immer die Kontrolle behalten

Hosten Sie Ihre Archive auf vertrauenswürdigen Microsoft-Servern, während Sie gleichzeitig die Kontrolle über Ihre Umgebung behalten.

• Dank der integrierten Verwaltungsoberfläche können Sie Ihre cloudbasierten Archive vom Exchange Admin Center aus verwalten.
• Unbegrenzter Speicher ist der Standard für das Archiv eines jeden Benutzers, sodass jederzeit auf alle Verlaufsinformationen zugegriffen werden kann und die lokalen Speichermedien entlastet werden.
• eDiscovery-Funktionen helfen Ihnen, die Daten Ihrer Organisation mithilfe einer benutzerfreundlichen Weboberfläche zu finden, zu erstellen und zu verwalten.
• Unser telefonischer IT-Support steht Ihnen rund um die Uhr und an sieben Tagen in der Woche zur Seite.

Nutzung und Verwaltung leicht gemacht

Statten Sie Ihre Benutzer mit einem E-Mail-Archiv der Unternehmensklasse aus, damit sie jederzeit produktiv arbeiten können.

• Die Benutzer können jederzeit auf archivierte E-Mails zugreifen, ganz einfach über Outlook und Outlook im Web, ohne sich mit neuen Werkzeugen oder einer neuen Benutzeroberfläche vertraut machen zu müssen. So können Sie auch die Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation leichter erfüllen.
• Automatische Updates sorgen dafür, dass Sie weder Zeit noch Arbeit in die Verwaltung und Pflege Ihres E-Mail-Archivsystem investieren müssen.
• Konsistenter Datenzugriff von praktisch allen Standorten aus mit Outlook und Outlook im Web.
• Verbesserte Leistung für Endbenutzer, da die Benutzer ihre archivierten E-Mails über den Posteingang verwalten können, sodass keine lokalen PST-Dateien mehr erstellt werden müssen.
• Aufbewahrungsrichtlinien helfen den Benutzern, ihre Daten zu organisieren, indem sie Elemente nach eigenen Vorstellungen archivieren oder löschen.

Auch eine lokale Exchange E-Mailarchivierung ist möglich. Sprechen Sie uns hierzu gerne an. Sie erreichen uns unter 0541/1395-0.