Personalmanagement erfolgreich digitalisieren - mit Praxisbeispiel NAPA3

Viele Unternehmen betrauen die bestehende Personalabteilung mit der Aufgabe, den zunehmenden Herausforderungen im Personalwesen mit digitalen Lösungen zu begegnen. Denn die Mitarbeiter ihrer Personalabteilung verfügen über fundiertes Personalwissen und können die Anforderungen ihres Unternehmens mit denen ihrer Mitarbeiter abgleichen.

Das Ziel: den administrativen Aufgabenbereich der Personalarbeit möglichst effizient zu gestalten – ein weites Feld, zu dem unter anderem die Erstellung von Entgeltabrechnungen, Arbeitsverträgen oder die Bearbeitung von Anfragen zur Sozialversicherung und betrieblicher Altersvorsorge zählt.

Doch mit steigenden Herausforderungen ist die Personalabteilung nicht mehr schwerpunktmäßig für Bewerbungsgespräche und Arbeitszeugnisse verantwortlich, sondern kann und muss immer stärker als Berater der Geschäftsleitung verstanden werden. Sie fungiert als Bindeglied zwischen den Abteilungen für alle mit dem Personal verbundenen Angelegenheiten und gewährleistet, dass schnell die richtigen Entscheidungen getroffen und notwendige Maßnahmen eingeleitet werden können.

Doch mit zunehmendem Aufgabenvolumen steigen auch die Problemfelder:

• Chaos in Aktenordnern und -schränken:
  Viele Firmen verwalten auch heute noch ihre Personalakten mittels undurchsichtiger Karteisysteme papierbasiert oder in endlosen Excel-Tabellen.
   
• Abteilungsübergabe ist zeitaufwändig:
  Durch ein individuelles Akten- und Karteikartensystem innerhalb einer Personalabteilung wird die Übergabe der Abteilung bei einem Mitarbeiterwechsel oder kurzfristigem Ausfall zeitaufwendig und fehleranfällig. Für den Nachfolger entsteht ein Unsicherheitsfaktor und ein Kampf mit der individuellen Arbeitsweise des Vorgängers.
   
• Ungenutztes Potenzial:
  Sämtliche Prozesse innerhalb der Abteilung beanspruchen bei einer manuellen Bearbeitung mehr Zeit und Aufwand als nötig. Je weniger die Prozesse innerhalb der Personalabteilung automatisiert sind, umso stärker fallen sich häufig wiederholende, ineffiziente Abläufe negativ ins Gewicht.

Wer all dies vermeiden möchte, setzt auf HR-Software zur Unterstützung der eigenen Personalwirtschaft. Mit Ihrer Hilfe wird die Personalarbeit digital: Von der digitalen Personalakte über Zielvereinbarungs- und Sonderprämienverwaltung bis hin zum automatisierten Talentmanagement wird die Arbeit um ein Vielfaches leichter, schneller und übersichtlicher.

Um vom manuellen ins digitale HR-Zeitalter zu wechseln, braucht es ein zuverlässiges und flexibles Tool, das die individuellen Anforderungen abbilden kann. Eine bewährte Lösung dafür bietet beispielsweise haveldata mit der funktionsstarken Personalwirtschafts-Software NAPA3.

Bei NAPA3 handelt es sich um ein modernes, intelligentes Personalmanagementsystem, mit dem die täglichen Aufgaben in den Bereichen der Beschaffung, Verwaltung, Betreuung und Abrechnung von Personal effizienter gestaltet werden können.

Doch auch zahlreiche weitere Prozesse lassen sich mit einer Software wie NAPA3 massiv entlasten:  

• Die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben gewinnen:
  Mit dem NAPA3 Karriereportal bildet man seine Recruiting-Prozesse komplett ab und automatisiert mit wenigen Klicks die Workflows – von der Stellenausschreibung auf der Firmenwebseite und externen Job-Börsen über den Eingang und die Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen bis hin zur E-Mail-Kommunikation für die Gesprächseinladung. Und ganz nebenbei verbessert man zusätzlich sein Image als Arbeitgeber durch kürzere Reaktionszeiten, ein professionelles Handling und einen starken Auftritt.
• Alle wichtigen Informationen zu allen Arbeitnehmern erfassen und Daten zentral zur Verfügung stellen:
  Bewerbungsunterlagen, Stammdaten, Arbeitsverträge, Bildungsabschlüsse, Qualifikationen, Arbeitsmittel oder das Protokoll des Mitarbeitergespräches werden mit HR-Tools wie der NAPA3 Personalverwaltung übersichtlich und elektronisch in einer digitalen Personalakte abgelegt. Mit wenigen Klicks kann man darauf zugreifen - standortübergreifend und zeitunabhängig.

• Manuelle Informationserfassung von der HR-Abteilung zu den Mitarbeitern verlagern:
  Mit Employee Self Services wie tESSa (ebenfalls von haveldata) können Personalabteilungen ihren Mitarbeitern all diese Dokumente kinderleicht zur Verfügung stellen, so dass Rückfragen zu Stammdaten und Abwesenheiten entfallen. Solche Daten können die Mitarbeiter einfach selbständig erfassen oder bearbeiten, und das zu jeder Zeit von jedem Ort aus. Wichtig dabei: Sicherheitszertifikate für eine abgesicherte Datenübertragung wie Sicherheit made in Germany bei tESSa.

• Flexible Arbeitszeitmodelle abwickeln:
  Ganz gleich, ob man neue Arbeitszeitmodelle (Stichwort: New Work) im Unternehmen einführen oder eine Grundlage zur leistungsgerechten Vergütung schaffen möchte: Mit der digitalen Variante hat man immer den bestmöglichen Überblick und stellt sich daher mit einem Zeitwirtschaftssystem wie dem von NAPA3 transparent und anwenderfreundlich auf.
   
• Lohn- und Gehaltsabrechnung digital absichern:
  Die Anforderungen für eine korrekte Personalabrechnung haben in den letzten Jahren erheblich zugenommen: Bruttolohnermittlung, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Sozialversicherung, betriebliche Altersvorsorge und viele weitere Posten sind zu berücksichtigen, wenn man alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen will. Auch hier helfen Fehlerfrüherkennungs- und Automatisierungsmaßnahmen von Programmen wie NAPA3.

Die Digitalisierung schreitet voran. Halten Sie Schritt und nutzen Sie alle Potenziale, die sich bieten!