Modernes ECM mit M-Files
Modernes ECM mit M-Files
Modernes ECM mit M-Files

Modernes ECM mit M-Files

Ein visionärer Ansatz Dokumente zu speichern, zu finden und gemeinsam zu bearbeiten

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Dokumente unternehmensweit innerhalb weniger Sekunden wiederfinden und dabei wäre das "Was" und nicht das "Wo" entscheidend. Das klingt für Sie wenig realistisch? Falsch, denn M-Files kann genau das - das Organisieren und Verwalten von Dokumenten nach Wert und Relevanz ist mit M-Files längst keine Zukunftsmusik mehr.

Das Werkzeug M-Files

Dynamische Ansichten in M-Files

Verschaffen Sie sich in dem Video einen ersten Überblick über die Arbeitsweise von M-Files. Die Dynamischen Ansichten sind virtuelle Ordner, die Informationen automatisch organisieren und Anwendern ermöglichen, Dateien anhand dessen, was sie sind wiederzufinden und es nicht länger wichtig ist, wo diese gespeichert sind.

Warum M-Files genau das richtige Werkzeug für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ist

Das Metadatenkonzept von M-Files ist einzigartig. Entscheidend ist was (z.B. eine Rechnung, ein Auftrag, o.Ä.) gespeichert wird und nicht wo etwas gespeichert wird (Vorgehen bei klassischen Ordnersystemen wie dem Fileserver). Dokumente werden nach der Art ihres Inhaltes gespeichert, was das Auffinden von Informationen enorm beschleunigt. Die Bedienung ist intuitiv und Duplikate entstehen erst gar nicht. 

Metadatenbasiert

Funktionen von M-Files

Auffindbarkeit dank Metadaten

Auffindbarkeit dank Metadatenkonzept

Der metadatenbasierte Ansatz von M-Files erhöht die Auffindbarkeit von Informationen innerhalb der DMS-Umgebung stark. Die Informations- und Dokumentenverwaltung findet unabhängig vom Speicherort statt und konzentriert sich auf die durch den Anwender hinterlegten und frei definierten Metadaten (z.B. Autor, Datum, Titel, Kunde, Vertrag, Angebot, etc.). Dokumente werden durch Schlagworte stets in einen Kontext eingeordnet, der die Informationsbereitstellung vereinfacht. Lassen Sie M-Files für sich Arbeiten und sparen Sie Zeit und Nerven.


Integration in ERP / CRM / Office

M-Files ist keine weitere Insellösung innerhalb Ihrer Systemlandschaft. Stattdessen fügt es sich nahtlos in Ihre bestehende Unternehmensumgebung ein. Ob Outlook-, CRM- oder ERP Integration – Ihren Datenquellen sind keine Grenzen gesetzt. Viele Schnittstellen, wie z.B. der DMS-Connector für Business Central / NAV oder Document Capture, machen die Anbindung von Drittsystemen an M-Files zur Nebensache.

Integration in Outlook (links) und Word (rechts)

Flexibles Berechtigungskonzept in M-Files

Flexibles Berechtigungskonzept

M-Files arbeitet mit Dokumentenklassen- und objekten. Dabei ist es für Administratoren wichtig eingrenzen zu können, welcher Mitarbeiter Schreib- oder Lesezugriff auf welche Dokumente erhält. Diese Zugriffsberechtigungen können durch Benutzer, Gruppen, Rollen oder Metadateneigenschaften gesteuert werden. Ein Beispiel: Der Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters darf nur von dem Mitarbeiter selbst, gegebenenfalls seinem Vorgesetzten und einem HR-Beauftragten eingesehen werden. Ist der Vertrag in M-Files erst einmal diesem ausgewählten Personenkreis zugeordnet, wird der Zugriff allen anderen verwehrt.


Prozessführung/Workflows

Workflows dienen der Prozesssteuerung und sind ein wichtiger Bestandteil in vielen Unternehmensabläufen. Daher gehören Aufgabenzuweisungen und Genehmigungsprozesse für M-Files zum guten Ton. Denken Sie an einen klassischen Rechnungseingangsprozess: selten kann der Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung selbst einschätzen, ob ein Betrag freigegeben und beglichen werden darf. Belegt man diesen Prozess mit einem Workflow, der dem zuständigen Mitarbeiter die Rechnung zur Freigabe vorlegt, minimiert sich die Fehlerquote.

Prozessführung und Workflows in M-Files

Verfügbarkeiten in M-Files

Verfügbarkeit

Ob online, offline, mobil oder am Arbeitsplatz – M-Files steht Ihnen 24/7 zur Verfügung. Dank der mobilen App sind Sie in der Wahl des Endgerätes unabhängig. Aber auch am Arbeitsplatz haben Sie die Wahl zwischen lokaler Nutzung oder dem M-Files Webclient im Browser. Der Offline-Modus ermöglicht selbst Mitarbeitern im Außendienst auf wichtige Unterlagen zuzugreifen und auf einem einheitlichen Informationsstand zu arbeiten.


DSGVO-Toolbox für M-Files

Im Zuge der DSGVO ist die Verwaltung von Dokumenten, personenbezogenen Daten und Löschfristen viel komplizierter geworden. Mit unserer DSGVO-Toolbox versorgen Sie unkompliziert und anwenderfreundlich betroffene Klassen in M-Files mit Metadaten, sodass der notwendige Schutz direkt an dem Dokument hinterlegt ist. Ein Arbeitsvertrag muss unter Umständen drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus dem System gelöscht werden. In M-Files wird die entsprechende Klasse mit den notwendigen Schlagworten und Fristen versehen, sodass der Vertrag zum passenden Zeitpunkt aus dem System gelöscht wird. Dabei definieren Sie selbst, ob nach Fristende ein automatischer Löschvorgang beginnt, oder eine Benachrichtigung für den jeweiligen Ansprechpartner ausgelöst wird.

DSGVO-Toolbox für M-Files

M-Files Einsatzgebiete

Rechnungsbearbeitung und -verwaltung in M-Files

Rechnungsbearbeitung und -verwaltung

Den Rechnungseingangsprozess gestaltet jedes Unternehmen individuell. Daher bietet M-Files flexible Möglichkeiten, Rechnungsbearbeitung-Workflows zu definieren. Fest steht, eine Rechnung ausdrucken und einem Kollegen zur Freigabe zukommen zu lassen, nur damit dieser Ihnen die Rechnung unterzeichnet zurückgibt, ist mit M-Files hinfällig.
Wird eine digitale Rechnung beispielsweise direkt aus Outlook in M-Files abgelegt, landet Sie in einer hierfür speziell definierten Klasse und kann von dem zuständigen Mitarbeiter gesichtet werden. Ändert der zur Prüfung berechtigte Kollege den Status auf „freigegeben“, wird der nächste Schritt im Workflow ausgelöst. Ihre Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung oder Verwaltung erhalten nun dank der hinterlegten Benachrichtigungsfunktion die Freigabe zum Buchen der Rechnung.


Vertragsmanagement

Verpasste Kündigungsfristen, Verlängerungsfristen oder übersehene Vertragspflichten sind Themen, die durchgehend im Auge behalten werden müssen. Entgegen der Ablage von Verträgen auf dem Laufwerk und Fristen in Form von Outlookterminen, lebt M-Files einen moderneren Ansatz. Zusammen mit allen wichtigen Informationen speichert M-Files Verträge anhand wichtiger Fakten und Inhalte. Ob bei der Suche, Organisation oder Verarbeitung von Verträgen, mit M-Files erhalten Sie ein hohes Maß an Kontrolle über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg.

Vertragsmanagement in M-Files

Personalmanagement in M-Files

Personalmanagement

Wie verwalten Sie heute kritische Mitarbeiterdokumente wie Arbeits- oder Weiterbildungsverträge? Und wie stellen Sie sicher, dass Bewerbungen innerhalb der gesetzlichen Frist im System gelöscht werden? Mit M-Files brauchen Sie sich mit diesen Fragen nicht länger manuell zu befassen. Ist erst einmal ein Prozess zur Datenverarbeitung definiert, gilt dieser für alle Dokumente, die der gleichen Kategorie zugeordnet wurden. Das Ergebnis ist ein transparenter Pool aus Mitarbeiter- und Bewerberdokumenten, dessen Zugriff Sie individuell steuern können.


Projektmanagement

Die einzigartige metadatenbasierte Struktur von M-Files bietet viele Vorteile für Ihr Projektmanagement. Die Versionskontrolle von Dokumenten, das Zusammenführen von Dokumentationen verschiedener Subunternehmer und deren reibungslose Kontrolle, aber auch das Verwalten von Ressourcen und Projektaufgaben, lassen sich durch die Anpassung von Metadaten oder das Erstellen von Workflows schnell in ein nachhaltiges Projektmanagement wandeln.

Projektmanagement in M-Files

M-Files Funktionen im Video - Legen Sie den Fokus auf das "Was"

Das "Was" und nicht das "Wo" sollten bei einem Intelligenten Informationsmanagement im Vordergrund stehen. Durch das Ablegen von Informationen anhand von Rollen, Teams, Eigenschaften und anderen Metadaten, ist das Wiederfinden von Dokumenten und das Bedienen von M-Files intuitiv.

Office bzw. Outlook Integration in M-Files

M-Files unterstützt alle Office-Formate und lässt sich einwandfrei in Word, Excel, Power Point und Outlook integrieren. Außerdem ist M-Files eng in Microsoft Outlook integriert. Speichern Sie E-Mails und Anhänge aus Outlook direkt in Ihr M-Files Archiv. Die Smart Folder von M-Files wissen genau, um was für ein Dokument es sich handelt und womit es verknüpft werden soll.

Teilen von Dokumenten mit M-Files

Das Teilen von Dokumenten in M-Files ist simpel und gelingt mit nur wenigen Klicks. Egal ob Sie ein Dokument intern oder mit externen Partnern teilen möchten, innerhalb weniger Sekunden steht ein Link zum Versand des Dokuments bereit. Auch das gemeinsame Bearbeiten eines Dokuments kann über diese Funktion realisiert werden.

Dokumente in M-Files suchen

Sie sind auf der Suche nach einem bestimmten Dokument? Ein Kinderspiel für M-Files – anhand von Metadaten ist das richtige Dokument schnell gefunden. Die Suchfunktion orientiert sich am Dokumentennamen, Kunden, Dokumenttyp, Stichwort und weiteren Kriterien. Auch der Inhalt von Dokumenten wird bei der Suche berücksichtigt.

Dokumente bearbeiten

Dank der Versionierung existiert von jedem Dokument nur eine Version. Zum Bearbeiten wird das Dokument durch den  Anwender ausgecheckt, sodass sich jederzeit nur ein Dokument im Bearbeitungsmodus befindet und von keinem anderen verändert werden kann. Nach dem Bearbeiten wird das Dokument wieder eingecheckt und die Änderungen werden für andere sichtbar.

Nachhaltigkeit mit M-Files

Durchschnittlicher Resourcenverbrauch für 1 Paket Kopierpapier

Ressourcenverbrauch für 1 Paket Kopierpapier

10,3 kg Holz und Altpapier

Ressourcenverbrauch für 1 Paket Kopierpapier

181,3 l Wasser

Ressourcenverbrauch für 1 Paket Kopierpapier

37,3 kWh Energie

Ressourcenverbrauch für 1 Paket Kopierpapier

4,8 kg CO2

Der Ressourcenverbrauch kommt Ihnen erschreckend hoch vor? Mit M-Files können Sie ruhigen Gewissens arbeiten, ganz ohne die Umwelt zu belasten.

Darum brauchen Sie M-Files

1. Hat jemals einer Ihrer Kollegen ein Dokument übergespeichert, das Sie mit viel Mühe erstellt haben?

2. Waren Sie schon einmal mehr als 5 Minuten auf der Suche nach einer Rechnung oder einem Angebot?

3. Haben Sie ein schlechtes Gewissen, weil für Ihren Aktenschrank ein ganzer Regenwald gefällt werden musste?

4. Hat jemals einer Ihrer Mitarbeiter Einsicht in Daten erhalten, die nicht für seine Augen bestimmt waren?

5. Wurde schon einmal fälschlicher Weise eine Rechnung freigegeben ohne, dass zuvor jemand den Betrag geprüft hat?

6. Haben Sie bereits eine Kündigungsfrist verpasst und waren daraufhin länger als gewünscht an einen Vertrag gebunden?


Kontaktformular

Sie mussten eine oder mehrere Fragen wohl oder übel mit "Ja" beantworten? Dann kommen Sie jetzt auf mich zu - ich zeige Ihnen, wie Sie diese Hürden in Zukunft mit M-Files meistern.

Andreas Blom

Andreas Blom

Vertrieb M-Files

+49 (541) 1395-84

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