Ein ECM-System ist für viele Unternehmen in erster Linie eine Frage des Dokumentenmanagements. Das Thema wird spätestens dann akut, wenn Ihre Kollegen länger als 10 Minuten verzweifelt auf der Suche nach einer aktuellen Rechnung sind oder DSGVO-Anforderungen bestehende Herangehensweisen in die Knie zwingen. Papierlose Büros sind zwar auch heute noch eine Seltenheit, aber wir zeigen Ihnen, wie Sie dennoch auf diesen Zug aufspringen.
1. Hinterfragen Sie Ihre Ansprüche und Anforderungen an ein ECM-System. Nur, wenn Sie einen Soll-Zustand vor Augen haben, sind Sie in der Lage das für Sie richtige ECM-System zu wählen, um nicht am Ende von dem Ergebnis enttäuscht zu sein.
2. Nicht noch eine Insellösung – getreu diesem Motto sollte bereits vor dem Projektbeginn definiert werden, in welche Systemumgebung sich das ECM-System einfügen muss. Die Anbindung von ERP oder CRM System ist meist möglich, sollte aber durchdacht werden.
3. Machen Sie sich klar, welchen Umfang die Implementierung eines ECM-Systems mit sich bringt. Der Nutzen einer ECM-Lösung kann zwar enorm sein, aber nur, wenn man das Projekt mit Leidenschaft verfolgt. Bestehende Unternehmensprozesse müssen skizziert und visualisiert werden, um Sie in Form von Prozessen und Workflows im ECM-System abzubilden.
Rollen definieren
In den meisten Projekten ist es gerade für die Geschäftsführung eine Herzensangelegenheit die Einführung eines DMS-Systems zu begleiten, da Unternehmensprozesse bis ins kleinste Detail aufgearbeitet werden müssen. Aber nur selten ist der Geschäftsführer auch gleichzeitig Projektleiter. Und auch spätere Key User, wie z.B. Verwaltungsangestellte oder HR Manager, sollten von Beginn an das Projekt begleiten, um nicht zuletzt nach Einführung ihre Begeisterung an die restlichen Kollegen weiterzutragen.
Unternehmensprozesse definieren
Wie läuft bei Ihnen der Rechnungseingangsprozess ab? Stehen damit verschiedene Genehmigungsprozesse in Zusammenhang? Müssen Daten aus Drittsystemen in die ECM-Lösung übernommen werden? Gibt es bestimmte Löschvorschriften, die es einzuhalten gilt? All diese Fragen und viele weitere werden während der Einführung auf Sie zukommen und müssen logisch durchdacht werden, damit die Prozesse und Workflows anschließend realitätsgemäß im ECM-System abgebildet werden können.
Zusammenarbeit mit dem Lieferanten
An dieser Stelle können wir nur aus unserer Sicht als Softwarehersteller und Implementierungspartner sprechen und aus unserer langjährigen Erfahrung in der DMS- und ECM-Branche schöpfen. Beginnen Sie mit uns Ihr ECM-Projekt stehen wir Ihnen über den gesamten Projektverlauf als kompetenter Ansprech- und Sparring-Partner zur Seite. Von dem Analyseworkshop über den Echtstart bis hin zu Schulungen sowie Wartungs- und Supportunterstützung nach erfolgreicher Einführung.
Sie möchten mehr über die Vorteile modernen Enterprise Content Managements wissen oder benötigen Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Systems? Dann sprechen Sie direkt unsere ECM-Experten an:
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