Nichts kann ein persönliches Gespräch ersetzen. Doch häufig sind Mitarbeiter mit Verwaltungsarbeiten überlastet. Bereits in KatarGo integrierte sowie intelligente Add-ons für Dynamics 365 Business Central / NAV (vormals Navision) minimieren den Kommunikationsaufwand und sorgen für Ordnung und mehr Zeit.
Das integrierte CommCenter von KatarGo, zuvor als „Kommunikations-Cockpit“ bekannt, bündelt alle ein- und ausgehenden Kundenkommunikationen an einem zentralen Ort und bietet die Möglichkeit, im Rahmen dieser Kommunikation flexibel eingerichtete, bei Bedarf auch automatisierte E-Mails zu versenden. Dies umfasst beispielsweise Auftragseingangsbestätigungen, Versandbestätigungen, Rechnungen oder Bestellungen.
E-Mails werden direkt von Exchange Online zu Microsoft Dynamics Business Central übertragen und – wo möglich – automatisch den passenden Vorgängen oder Kontakten zugeordnet. Darüber hinaus können E-Mails direkt in Business Central verfasst oder beantwortet werden.
Das CommCenter fungiert als zentrale Arbeitsoberfläche zur Bearbeitung von E-Mails, die an allgemeine Adressen wie kundenservice@musterfirma.de gerichtet sind. Durch die Einrichtung mehrerer Arbeitsbereiche und deren Zuweisung an Mitarbeiter können auch größere Mengen an Kundenanfragen parallel bearbeitet werden. Alle relevanten Daten sind an einem Ort leicht zugänglich.
Darüber hinaus ermöglicht das System eine strukturierte Bearbeitung von Kundenanfragen, indem Tickets erstellt werden. Ein Ticket repräsentiert eine eindeutige Vorgangsnummer für eine spezifische Anfrage, der sämtliche zugehörige Kommunikation zugeordnet wird – E-Mails, Notizen sowie eingehende oder ausgehende Anrufe. Unabhängig von der Kommunikationsform werden alle relevanten Vorgänge übersichtlich im CommCenter dargestellt.
Die CommCenter Szenarien sind ein zentraler Bestandteil und ermöglichen einen komfortablen Versand von E-Mails – manuell oder automatisiert. Dieses System baut auf den E-Mail-Szenarien des Business Central Standards auf. Für die Gestaltung der E-Mail-Vorlagen werden künftig Word-Layouts und Berichte genutzt. Über eine erweiterte Einrichtung wurde die Standardfunktionalität so ausgebaut, dass nun nahezu alle Dokumente aus Business Central automatisiert versendet werden können.
Auch das Belegversandmodul ist ein fester Bestandteil von KatarGo und vereinfacht den Informationsaustausch mit Kunden und Lieferanten. Mitarbeiter können per Knopfdruck aus der Unternehmenssoftware KatarGo kaufmännische Dokumente wie etwa Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen ins PDF-Format konvertieren und als PDF-Anhang einer E-Mail beziehungsweise per Fax versenden.
Auch können zum Beispiel automatisch Vorkasse-Rechnungen, Auftrags- und Versandbestätigungen mit Frachtführer und Tracking-Nummer in KatarGo versandt werden.
Computer Telephony Integration (CTI) ist eine Technologie, die die Verbindung von Computer- und Telefonsystemen ermöglicht. Mit CTI können Anrufer automatisch identifiziert werden, wenn sie einen Anruf tätigen, und es kann automatisch ein Computerprogramm gestartet werden, um die Informationen des Anrufers anzuzeigen.
Eines der wichtigsten Anwendungsgebiete von CTI ist die automatische Verarbeitung von Anrufen in Callcentern. Durch die Verbindung von Telefonsystemen und Computern können Anrufe automatisch an die richtige Person oder Abteilung weitergeleitet werden, und es können automatisch Informationen über den Anrufer angezeigt werden. Das ermöglicht es Mitarbeitern im Callcenter, schneller und effizienter auf Anrufe zu reagieren und die Anrufer besser zu betreuen.
Die CTI Integration in KatarGo ermöglicht es Kontaktinformationen zu einem Anruf bzw. zu einem Gesprächspartner anzuzeigen. Außerdem kann wahlweise die zum Anrufer gehörende Kontaktkarte oder eine Karte des eingehenden Anrufs geöffnet werden.
Hinweis: Die KatarGo CTI Lösung ist abgekündigt und wird nicht mehr weiterentwickelt. Um weiterhin eingehende und ausgehenden Anrufe mit Business Central zu verarbeiten kann die Lösung CTI by Simova verwendet werden.
Kundenkommunikation lässt sich nicht vollständig automatisieren. Doch eine intelligente IT-Unterstützung entlastet Ihre Mitarbeiter, mit dem passenden Add-on sorgen wir für optimale Kommunikation. So bleibt mehr Zeit für die wesentlichen Dinge. Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne.
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Jan Grundmann
Vertrieb Microsoft Dynamics 365 Business Central
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