Stellen Sie sich vor, Sie könnten Dokumente unternehmensweit innerhalb weniger Sekunden wiederfinden und dabei wäre das "Was" und nicht das "Wo" entscheidend. Das klingt für Sie wenig realistisch? Falsch, denn das Dokumentenmanagementsystem M-Files kann genau das - das Organisieren und Verwalten von Dokumenten nach Wert und Relevanz ist mit M-Files längst keine Zukunftsmusik mehr.
M-Files ist die führende Plattform für die Automatisierung von Informationsmanagement. Mit der M-Files-Plattform können Ihre Teams Daten schneller finden, intelligenter arbeiten und mehr erreichen. M-Files verfügt über eine innovative metadatengesteuerte Architektur, eine eingebettete Workflow-Engine und fortschrittliche künstliche Intelligenz. Ihre Vorteile:
Erleben Sie die führende Plattform für die Automatisierung von Wissensarbeit.
Intelligente Automatisierung trifft auf Innovation - M-Files revolutioniert die Wissensarbeit mit einer KI-gestützten Plattform, die nahtlos Dokumentenerstellung, Verwaltung und Workflow-Automatisierung integriert. Erleben Sie, wie Sicherheit und Compliance mühelos gewährleistet werden.
Mit der fortschrittlichen KI-Technologie Aino organisiert M-Files Ihre Unternehmensinformationen, versteht den Kontext Ihrer Dokumente und ermöglicht Ihnen, mittels natürlicher Sprache mit Ihrem Unternehmenswissen zu interagieren. Automatisierte Klassifizierung und die nahtlose Verknüpfung mit Geschäftsprozessen beschleunigen Ihre Arbeit, minimieren Routineaufgaben und erleichtern den Zugang zu kritischen Daten.
Identifizieren Sie geschäftsentscheidende Informationen, die in Ihrem Unternehmen verborgen sind, und erhalten Sie präzise Ergebnisse mit M-Files. M-Files Aino versteht den Geschäftskontext und gewährt ausschließlich Zugang zu relevanten und autorisierten Daten. Die Grundlage für die Metadaten von M-Files begünstigt die Konnektivität, Vertraulichkeit und Pflege von Daten, um optimierte Erlebnisse durch künstliche Intelligenz zu ermöglichen. Durch höchste Standards bei Datensicherheit und beim Einhalten von Vorschriften stellt M-Files Aino sicher, dass alle Interaktionen geschützt sind und die Richtlinien des Unternehmens einhalten.
Verwenden Sie künstliche Intelligenz, um den Geschäftswert zu erhöhen. M-Files Aino, der generative KI-Assistent von M-Files, hilft Wissensarbeitenden, große Mengen an Informationen schnell zu bearbeiten, Antworten auf komplexe Fragen zu finden und schneller zu Ergebnissen zu gelangen. Durch seine Mehrsprachigkeit unterstützt Aino global agierende Unternehmen, in jeder Sprache Dokumente zusammenzufassen und Fragen zu beantworten.
Der M-Files Connector für Copilot ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Produktivität und Datennutzung plattformübergreifend zu verbessern. Durch die nahtlose Veröffentlichung ausgewählter Informationen aus M-Files auf der Microsoft 365-Plattform wird sichergestellt, dass Copilot wichtige Daten nutzen kann, während gleichzeitig die strengsten Sicherheitsprotokolle eingehalten werden. Die Benutzer erhalten eine einheitliche Ansicht und können nur auf die Daten zugreifen, die sie in M-Files sehen dürfen, wodurch Vertraulichkeit und Compliance gewahrt werden.
M-Files ist keine weitere Insellösung innerhalb Ihrer Systemlandschaft. Stattdessen fügt es sich nahtlos in Ihre bestehende Unternehmensumgebung ein. Ob Outlook-, CRM- oder ERP Integration – Ihren Datenquellen sind keine Grenzen gesetzt. Viele Schnittstellen, wie z.B. der DMS-Connector für Business Central / NAV oder Document Capture, machen die Anbindung von Drittsystemen an M-Files zur Nebensache.
Der metadatenbasierte Ansatz von M-Files erhöht die Auffindbarkeit von Informationen innerhalb der DMS-Umgebung stark. Das Informations- und Dokumentenmanagement findet unabhängig vom Speicherort statt und konzentriert sich auf die durch den Anwender hinterlegten und frei definierten Metadaten (z.B. Autor, Datum, Titel, Kunde, Vertrag, Angebot, etc.). Dokumente werden durch Schlagworte stets in einen Kontext eingeordnet, der die Informationsbereitstellung vereinfacht. Lassen Sie das Dokumentenmanagementsystem M-Files für sich Arbeiten und sparen Sie Zeit und Nerven.
Workflows dienen der Prozesssteuerung und sind ein wichtiger Bestandteil in vielen Unternehmensabläufen. Daher gehören Aufgabenzuweisungen und Genehmigungsprozesse für M-Files zum guten Ton. Denken Sie an einen klassischen Rechnungseingangsprozess: selten kann der Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung selbst einschätzen, ob ein Betrag freigegeben und beglichen werden darf. Belegt man diesen Prozess mit einem Workflow, der dem zuständigen Mitarbeiter die Rechnung zur Freigabe vorlegt, minimiert sich die Fehlerquote.
Mit der neuen DocuSign-Integration in M-Files können Sie Dokumente schnell, sicher und direkt aus Ihrem DMS digital signieren. Die Integration ermöglicht eine einfache Steuerung des gesamten Signaturprozesses – ohne Umwege, direkt in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Ihre Vorteile auf einen Blick:
M-Files arbeitet mit Dokumentenklassen- und objekten. Dabei ist es für Administratoren wichtig eingrenzen zu können, welcher Mitarbeiter Schreib- oder Lesezugriff auf welche Dokumente erhält. Diese Zugriffsberechtigungen können durch Benutzer, Gruppen, Rollen oder Metadateneigenschaften gesteuert werden. Ein Beispiel: Der Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters darf nur von dem Mitarbeiter selbst, gegebenenfalls seinem Vorgesetzten und einem HR-Beauftragten eingesehen werden. Ist der Vertrag in M-Files erst einmal diesem ausgewählten Personenkreis zugeordnet, wird der Zugriff allen anderen verwehrt.
Im Zuge der DSGVO ist das Dokumentenmanagement und die Verwaltung von personenbezogenen Daten und Löschfristen viel komplizierter geworden. Mit unserer DSGVO ToolBox versorgen Sie unkompliziert und anwenderfreundlich betroffene Klassen in M-Files mit Metadaten, sodass der notwendige Schutz direkt an dem Dokument hinterlegt ist. Ein Arbeitsvertrag muss unter Umständen drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus dem System gelöscht werden. In M-Files wird die entsprechende Klasse mit den notwendigen Schlagworten und Fristen versehen, sodass der Vertrag zum passenden Zeitpunkt aus dem System gelöscht wird. Dabei definieren Sie selbst, ob nach Fristende ein automatischer Löschvorgang beginnt, oder eine Benachrichtigung für den jeweiligen Ansprechpartner ausgelöst wird.
Ob online, offline, mobil oder am Arbeitsplatz – das Dokumentenmanagementsystem M-Files steht Ihnen 24/7 zur Verfügung. Dank der mobilen App sind Sie in der Wahl des Endgerätes unabhängig. Aber auch am Arbeitsplatz haben Sie die Wahl zwischen lokaler Nutzung oder dem M-Files Webclient im Browser. Der Offline-Modus ermöglicht selbst Mitarbeitern im Außendienst auf wichtige Unterlagen zuzugreifen und auf einem einheitlichen Informationsstand zu arbeiten.
Den Rechnungseingangsprozess gestaltet jedes Unternehmen individuell. Daher bietet M-Files flexible Möglichkeiten, Rechnungsbearbeitung-Workflows zu definieren. Fest steht, eine Rechnung ausdrucken und einem Kollegen zur Freigabe zukommen zu lassen, nur damit dieser Ihnen die Rechnung unterzeichnet zurückgibt, ist mit M-Files hinfällig.
Wird eine digitale Rechnung beispielsweise direkt aus Outlook im Dokumentenmanagementsystem abgelegt, landet Sie in einer hierfür speziell definierten Klasse und kann von dem zuständigen Mitarbeiter gesichtet werden. Ändert der zur Prüfung berechtigte Kollege den Status auf „freigegeben“, wird der nächste Schritt im Workflow ausgelöst. Ihre Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung oder Verwaltung erhalten nun dank der hinterlegten Benachrichtigungsfunktion die Freigabe zum Buchen der Rechnung.
Verpasste Kündigungsfristen, Verlängerungsfristen oder übersehene Vertragspflichten sind Themen, die durchgehend im Auge behalten werden müssen. Entgegen der Ablage von Verträgen auf dem Laufwerk und Fristen in Form von Outlookterminen, lebt M-Files einen moderneren Ansatz. Zusammen mit allen wichtigen Informationen speichert M-Files Verträge anhand wichtiger Fakten und Inhalte. Ob bei der Suche, Organisation oder Verarbeitung von Verträgen, mit M-Files erhalten Sie ein hohes Maß an Kontrolle über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg.
Wie verwalten Sie heute kritische Mitarbeiterdokumente wie Arbeits- oder Weiterbildungsverträge? Und wie stellen Sie sicher, dass Bewerbungen innerhalb der gesetzlichen Frist im System gelöscht werden? Mit M-Files brauchen Sie sich mit diesen Fragen nicht länger manuell zu befassen. Ist erst einmal ein Prozess zur Datenverarbeitung definiert, gilt dieser für alle Dokumente, die der gleichen Kategorie zugeordnet wurden. Das Ergebnis ist ein transparenter Pool aus Mitarbeiter- und Bewerberdokumenten, dessen Zugriff Sie individuell steuern können.
Die einzigartige metadatenbasierte Struktur von M-Files bietet viele Vorteile für Ihr Projektmanagement. Die Versionskontrolle von Dokumenten, das Zusammenführen von Dokumentationen verschiedener Subunternehmer und deren reibungslose Kontrolle, aber auch das Verwalten von Ressourcen und Projektaufgaben, lassen sich durch die Anpassung von Metadaten oder das Erstellen von Workflows schnell in ein nachhaltiges Projektmanagement wandeln.
Das "Was" und nicht das "Wo" sollten bei einem Intelligenten Informations- und Dokumentenmanagement im Vordergrund stehen. Durch das Ablegen von Informationen anhand von Rollen, Teams, Eigenschaften und anderen Metadaten, ist das Wiederfinden von Dokumenten und das Bedienen von M-Files intuitiv.
Den Rechnungseingangsprozess gestaltet jedes Unternehmen individuell. M-Files ECM bietet flexible Möglichkeiten diesen Prozess zu digitalisieren und entsprechende Workflows zu definieren, sodass die Verwaltung und Archivierung zum Kinderspiel wird. Darüber hinaus können, mit dem neuen Zusatzfeature "Kontierung", auch alle Rechnungen direkt in M-Files kontiert und an weitere Systeme übergeben werden. Erfahren Sie im Video mehr über die Themen: Rechnungseingangsprozess, Rechnungen in M-Files verwalten, Revisionssichere Archivierung, Kontierung und Übergabe von Rechnungen an Dritt-Systeme (z.B. Business Central oder DATEV).
Viele weitere Videos finden Sie in unserer M-Files-Playlist auf unserem YouTube-Kanal. Am besten gleich den Kanal abonnieren, dann verpassen Sie keine Neuigkeiten.
Durchschnittlicher Resourcenverbrauch für 1 Paket Kopierpapier
10,3 kg Holz und Altpapier
181,3 l Wasser
37,3 kWh Energie
4,8 kg CO2
Der Ressourcenverbrauch kommt Ihnen erschreckend hoch vor? Mit M-Files können Sie ruhigen Gewissens arbeiten, ganz ohne die Umwelt zu belasten.
1. Hat jemals einer Ihrer Kollegen ein Dokument übergespeichert, das Sie mit viel Mühe erstellt haben?
2. Waren Sie schon einmal mehr als 5 Minuten auf der Suche nach einer Rechnung oder einem Angebot?
3. Haben Sie ein schlechtes Gewissen, weil für Ihren Aktenschrank ein ganzer Regenwald gefällt werden musste?
4. Hat jemals einer Ihrer Mitarbeiter Einsicht in Daten erhalten, die nicht für seine Augen bestimmt waren?
5. Wurde schon einmal fälschlicher Weise eine Rechnung freigegeben ohne, dass zuvor jemand den Betrag geprüft hat?
6. Haben Sie bereits eine Kündigungsfrist verpasst und waren daraufhin länger als gewünscht an einen Vertrag gebunden?
Sie mussten eine oder mehrere Fragen wohl oder übel mit "Ja" beantworten? Dann kommen Sie jetzt auf mich zu - ich zeige Ihnen, wie Sie diese Hürden in Zukunft mit M-Files meistern.
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