13.03.2024
Die 2002 gegründete A-Z Gartenhaus GmbH ist Europas Marktführer für Gartenhäuser. Jedes Jahr finden über 15.000 Kunden über den Fachhändler für Garten und Haus Projekte ihr Wunschprodukt.
Die A-Z Gartenhaus GmbH stand vor der Herausforderung, ihre Dokumentenverwaltung zu modernisieren und die Effizienz ihrer Prozesse zu steigern. In enger Zusammenarbeit mit TSO-DATA, einem erfahrenen Partner im Bereich der digitalen Transformation, entschied sich das Unternehmen für die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems M-Files inklusive dem DMS Connector zur Anbindung des DMS an das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und Continia Document Capture zur vollautomatischen Belegerfassung.
Das Hauptziel des Projekts war die Optimierung der Eingangsrechnungsprüfung und die Schaffung transparenter Dokumentenflüsse, um die Effizienz und Produktivität im Unternehmen zu erhöhen. Die Herausforderungen lagen in der nahtlosen Integration der neuen Systeme in die bestehende IT-Infrastruktur und der Schulung der Mitarbeiter, um eine hohe Akzeptanz und effiziente Nutzung der neuen Lösungen zu gewährleisten.
Die Implementierung wurde 2023 erfolgreich abgeschlossen und umfasste die Einführung von M-Files für das Dokumentenmanagement, den DMS Connector zur Verbindung mit dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und Continia Document Capture für die automatisierte Erfassung von Eingangsbelegen.
Mit M-Files immer die richtigen Informationen griffbereit
M-Files revolutioniert das Dokumentenmanagement durch die Ablösung traditioneller Ordnerstrukturen. Es setzt auf metadatenbasierte Verknüpfungen mit Schlagworten und Klassifizierungen (wie Angebote, Aufträge, Rechnungen), um Dokumente effizienter auffindbar zu machen. Diese innovative Herangehensweise eliminiert doppelte Dateien, sichert die Arbeit mit der aktuellsten Dokumentversion und ermöglicht transparente Änderungsnachverfolgungen. M-Files unterstützt flexiblen Zugriff von überall und ein umfassendes Berechtigungskonzept, das den Zugang zu Dokumenten regelt.
DMS Connector – Effizientes Zusammenspiel von ERP und DMS
Der DMS Connector, eine Eigenentwicklung von TSO-DATA, ermöglicht eine nahtlose Integration von M-Files in Business Central. Er erleichtert die Dokumentenablage und -suche direkt aus der ERP-Oberfläche, indem er gescannte Belege per Drag & Drop zuordnet und den Zugriff auf relevante Dokumente vereinfacht. Diese Integration spart Zeit, steigert die Effizienz und sorgt für zusätzliche Transparenz und Verlässlichkeit im Umgang mit Geschäftsdaten.
Automatische Belegverarbeitung mit Document Capture
TSO-DATA optimierte den Rechnungseingangsprozess der A-Z Gartenhaus GmbH durch das Add-on Document Capture für Business Central. Document Capture automatisiert die Erfassung relevanter Dokumentfelder mittels OCR-Technologie und integriert die Daten nahtlos in Business Central. Dies vereinfacht die Verarbeitung digitaler und gescannter Papierbelege erheblich, reduziert Fehlerquellen und steigert die Prozesseffizienz.
Die Einführung von M-Files und Continia Document Capture führte zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz in der Dokumentenverwaltung und verbesserte die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Dokumentenflüssen im Unternehmen. Automatisierte Prozesse reduzierten manuelle Fehler und ermöglichten eine Zeitersparnis bei der Dokumentensuche und -verarbeitung. Darüber hinaus verbesserten sich die Datenqualität und -sicherheit, und die Zusammenarbeit sowie der Informationsfluss im Unternehmen wurden optimiert.
"Die Implementierung von M-Files und Continia Document Capture hat unsere Erwartungen voll erfüllt. Dank TSO-DATA profitieren wir von der deutlich gesteigerten Effizienz in unserer Dokumentenverwaltung.",
bestätigt Anna De Florio, Team Lead ERP & EDI bei A-Z Gartenhaus GmbH.
Der DMS Connector sorgt unter anderem dafür, dass Nutzerinnen und Nutzer in der gewohnten Anwendungsumgebung ihres ERP-Systems bleiben können und nicht zwischen verschiedenen Oberflächen wechseln müssen, um Dokumente oder E-Mails zu bestimmen Vorgängen aufwendig suchen zu müssen.
"Mit dem DMS Connector von TSO-DATA haben wir eine deutliche Effizienzsteigerung in der Verbindung unseres ERP-Systems mit M-Files erlebt. Seine Integration erlaubt eine unkomplizierte Ablage von Belegen direkt in M-Files über Business Central, was den Prozess beschleunigt und uns wichtige Zeit erspart. Diese Verbesserung hat unsere Arbeitsprozesse optimiert und zur allgemeinen Zufriedenheit beigetragen.",
so Anna De Florio.
Die A-Z Gartenhaus GmbH hat durch die Einführung von M-Files, dem DMS Connector und Continia Document Capture einen bedeutenden Schritt in Richtung digitale Transformation gemacht. Das Projekt, erfolgreich umgesetzt durch die Expertise von TSO-DATA, hat nicht nur die internen Prozesse optimiert, sondern auch die Grundlage für zukünftige Innovationen und Verbesserungen gelegt.
Kommen Sie jetzt auf mich zu - ich zeige Ihnen, wie Sie Ihr Dokumentenmanagement in Zukunft mit M-Files effizienter meistern.
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