M-Files Anbindung zu Dynamics 365 Business Central / NAV
M-Files Anbindung zu Dynamics 365 Business Central / NAV
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Rechnungsverarbeitungsprozess mit DMS-Integration

Rechnungen mit Continia Document Capture und dem DMS-System M-Files verarbeiten

TSO-DATA bringt mit dem DMS Connector for Dynamics 365 Business Central die Rechnungsverarbeitung von Continia Document Capture und dem DMS-System M-Files zusammen, sodass Sie einen effizienten Prozess bei der Rechnungsverarbeitung und parallel die Vorteile von ERP und DMS voll nutzen können. Lernen Sie den Prozess hier in seinen einzelnen Schritten kennen und entdecken Sie den großen Nutzen.

Rechnungsverarbeitungsprozess mit DMS-Integration

Sie sehen die Rechnungsarchivierung als Teil Ihrer Dokumentenmanagement-Strategie (DMS)? Und stellen sich vor, sämtliche Dokumente der Abteilungen im DMS-System beauskunften zu können?

Gewinnen Sie einen ersten Überblick von einem möglichen SOLL-Prozess im Video oder aus dem nachfolgenden Schaubild.


Eingangsrechnungsprozess mit Document Capture und M-Files im Detail

Mit der nahtlosen Integration von M-Files und Document Capture kann jeder Schritt vollzogen werden und Sie nutzen dabei stets das Beste aus beiden Systemen.

Die einzelnen Schritte im Detail

1. Beleg einlesen

Um wiederkehrende Belege (PDF-Dateien) automatisch zu verarbeiten, sind diese zunächst einzulesen. Diese Dateien können entweder automatisch von festgelegten E-Mail-Adressen oder von einen Netzwerkverzeichnis für gescannte Belege in M-Files oder in Document Capture hochgeladen werden. Aus M-Files werden Sie dann automatisch an Document Capture weitergeleitet.

2. „Capturen“ (autom. Belegerkennung) und „Vorkontierung“ bzw. sachliche Prüfung

Das System unterstützt Sie beim Auslesen von Kopf und Zeileninformation. Auch ein Bestell- und Lieferungsabgleich ist kein Problem. In diesem Schritt werden alle relevanten Metadaten für die weiteren Schritte in M-Files (Setzen von Rechnungsgenehmigern und Archivierung inkl. Metadaten) festgelegt.

3. Belegregistrierung (Erstellung der EK-Rechnung in BC)

Mit der Registrierung des „gecapturten“ bzw. ausgelesenen Belegs wird eine Eingangsrechnung oder -gutschrift in Business Central erzeugt. Dabei werden die extrahierten Informationen automatisch sowohl in die Felder von BC als auch die Metadaten für M-Files überschrieben.

4. Fachliche Prüfung (Genehmigung)

Sie haben einen zwei- oder dreistufigen Genehmigungsprozess? Sie möchten Kommentare ergänzen? Sie möchten „Teams“ anstatt Einzelpersonen Genehmigungen zuweisen? All dies ist mit dem graphischen Workflow-Designer von M-Files möglich. Durch die Flexibilität des Designers entscheiden sich viele Kunden eher dafür, die Genehmigung in M-Files als in BC durchzuführen.

5. Buchung in Business Central

Nachdem die Genehmigung abgeschlossen ist, wird die Fibu informiert, dass die Rechnung gebucht werden kann. Der Beleg in M-Files und die Rechnungskarte in BC sind jeweils mit einem Hyperlink verknüpft.

6. Revisionssichere Archivierung in M-Files

Bei der Buchung werden sämtliche verknüpfte Belege mit in die gebuchte Rechnungskarte in Business Central übernommen. Zudem aktualisiert der DMS Connector die Buchung auch im Workflow für das Dokument in M-Files. Auch eine Erweiterung der Integration in den Zahlungsprozess ist möglich.


Weitere Informationen zum Rechnungsverarbeitungsprozess mit Document Capture und M-Files finden Sie in der Aufzeichnung unseres Webcasts zum Thema "Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen auf Basis von Business Central/NAV". Schauen Sie den ganzen Webcast oder springen Sie direkt in die für Sie interessanten Bereiche:

  • 9:35​ Vorstellung M-Files
  • 15:34​ Vorstellung DMS Connector für Dynamics 365 Business Central
  • 18:09​ Vorstellung Continia Document Capture
  • 21:55​ Schritt-für-Schritt-Darstellung des Rechnungsverarbeitungsprozesses
  • 28:28​ DEMO der Use-Cases
  • 31:17​ DEMO - "Capturing" von Belegen in DC
  • 52:42​ DEMO - Genehmigungsprozess in M-Files
  • 1:10:11​ DEMO - Buchung in Business Central und Archivierung in M-Files

Kontaktformular

Sie möchten Ihre Dokumentenabwicklung beschleunigen und automatisieren? Unsere Experten stehen Ihnen beratend zur Seite.

Andreas Blom

Vertrieb M-Files

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