Modernes ECM mit M-Files
Modernes ECM mit M-Files
Modernes ECM mit M-Files

Vorteile / Nutzen der ECM-Lösung M-Files

Organisieren und verwalten Sie Dokumente nach Wert und Relevanz

Die Vorteile und der Nutzen von M-Files

Die intelligente ECM-Lösung M-Files ist ein auf Metadaten basiertes System, dass die Verwaltung von Dokumenten und Informationen revolutioniert. Die Vorteile und den Nutzen dieser Lösung haben wir in 10 Punkten für Sie zusammengefasst.

Vorteil 1: Zentralisierte Informationsablage

Speichern Sie Geschäftsinformationen in mehreren verschiedenen Systemen und Content-Repositories? Aber Sie benötigen einen einfachen Zugriff auf all diese Informationen? Mit dem intelligenten Informationsmanagement von M-Files können Sie Informationen speichern, finden, abrufen und verwalten, unabhängig vom Speicherort der Datei oder der verwendeten Benutzeroberfläche. Dank vorhandener Konnektoren auch direkt aus Ihrer ERP- und CRM-Lösung.

Vorteil 2: Inhalt im Zusammenhang

Inhalte werden nur im richtigen Kontext wertvoll. Dieselben Informationen sind für Mitarbeiter in verschiedenen Rollen aus unterschiedlichen Gründen wertvoll und werden mit entsprechend verschiedenen Kriterien gesucht. Dank M-Files werden die gleichen, korrekten Informationen anhand verschiedener Suchkriterien auch gefunden. Dabei unterstützen die individuellen dynamischen Ansichten Anwender in unterschiedlichen Rollen, die für sie relevanten Informationen schnell zu identifizieren.

Vorteil 3: Eine gemeinsame Version eines Dokuments

Informationen werden oft von Mitarbeitern, die in ihrem eigenen Kontext Zugriff darauf benötigen, an mehrere verschiedene Standorte kopiert. Bis zu 70% der Dokumentation wird irgendwann wiederhergestellt. Dank des intelligenten Informationsmanagements von M-Files verwendet jeder nur die eine korrekte Version eines Dokuments – Kopien sind überflüssig.

Vorteil 4: Verwalten Sie, was für Ihr Unternehmen entscheidend ist

Verschiedene Speicherorte innerhalb eines Unternehmens enthalten in der Regel überholte und veraltete Informationen sowie Dokumente, von denen niemand mehr etwas weiß. Mit M-Files können Sie sich auf entscheidende Informationen konzentrieren, indem Sie unternehmensrelevante Daten aus den veralteten Datensätzen auswerten. Verwalten Sie nur, was für Ihr Unternehmen entscheidend ist.

Vorteil 5: Anreicherung der Daten mit Metadaten

Metadaten werden verwendet, um andere Daten zu beschreiben. Bei Metadaten müssen Sie nicht wissen, wo etwas gespeichert ist, sondern nur, worum es geht. Intelligent Information Management hilft Ihnen bei der Automatisierung des Tagging, so dass Inhalte mit fast allen Informationen versehen werden können: Dokumenttyp, Ablaufdatum, Kunden- oder Projektname, etc.

Vorteil 6: Nutzung von Metadaten zur Verwaltung von Workflows

Metadaten können u. a. genutzt werden, um Benutzer über auslaufende Verträge oder Lernzuweisungen zu informieren oder automatisierte Berechtigungseinstellungen festzulegen. Mit M-Files geht es nicht nur darum, Informationen zu finden, sondern auch darum, Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Vorteil 7: Mehr Zeit für Wertschöpfung

Die manuelle Dokumentenbearbeitung, wie z. B. die Ablage und Suche nach einem bestimmten Dokument, erfordert viel Zeit.  Im Durchschnitt verbringt ein Mitarbeiter mehr als zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach Dokumenten, da die Suchfunktionen auf File Servern oder anderen Systemen zu wünschen übrig lassen. Das intelligente Management Ihrer Informationen ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren und nicht auf das Dokumentenmanagement.

Vorteil 8: Erleichterung der Compliance (DSGVO, GoBD, etc.)

Unternehmen müssen Gesetze und Vorschriften sowie Branchenstandards und interne Richtlinien einhalten. Die Möglichkeit, geschäftskritische oder vertrauliche Daten vom großen Ganzen zu trennen, hilft, sensible Informationen entsprechend zu behandeln. Automatisierte Workflows erleichtern die Einhaltung von Vorschriften einzuhalten und die Führung automatischer Prüfprotokolle. M-Files ist zudem offiziell zertifiziert als revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem nach GoBD. Für die Erfüllung von DSGVO-Anforderungen bieten wir Ihnen mit unserer DSGVO-Toolbox für M-Files eine sichere Lösung.

Vorteil 9: Benutzerfreundlichkeit

IT-Systeme und -Software steigern die Effizienz nur dann, wenn die Anwender sie in ihren täglichen Anwendungsfällen richtig und intuitiv einsetzen können. M-Files bietet eine einheitliche Benutzeroberfläche auf allen Geräten sowie über Plattformen und Datenspeicher hinweg, lokal implementiert oder als Cloudlösung. 

Vorteil 10: Einfache Zusammenarbeit mit Partnern und Kollegen

In der Regel müssen Sie Inhalte mit internen und externen Interessengruppen teilen und mitverfassen. Das intelligente Informationsmanagement von M-Files macht es einfach, sicher und effizient zusammenzuarbeiten. Teilen Sie einfach einen bestimmten Link zu einer gemeinsamen Version eines Dokuments und verfolgen Sie parallel Versionsänderungen und Updates.


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Andreas Blom

Vertrieb M-Files

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