Mit dem DMS Connector für SharePoint lassen sich Dokumente wie Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine ganz einfach von ihrem ERP-System Business Central an SharePoint übertragen. Mit dem neuen Release wurden Vorgänge vereinfacht und das Arbeiten noch attraktiver gestaltet.
Im DMS Dokumententyp lassen sich nun Hyperlinks bzw. Sprungmarken für Suchabfragen im SharePoint selbst konfigurieren. Teile dieser URL können durch Platzhalter ersetzt, und dynamisch durch Felder der Business Central Tabelle ausgetauscht werden.
Metadaten können nun noch schneller erfasst werden, da die Metadatenfelder durch eine Autovervollständigung automatisch befüllt werden. Durch die Eingabe „R“ wird die Zeile zum Beispiel mit „Rechnung“ befüllt.
Dokumente, die an Datensätzen hinterlegt werden, werden dynamisch in Bibliotheken hochgeladen. Es gibt zum Beispiel für jeden Kreditoren eine eigene Bibliothek. Dokumente des jeweiligen Kreditoren werden automatisch zu der Bibliothek hinzugefügt.
Dokumente können ab jetzt in Business Central auf Basis von Parametern, wie zum Beispiel Dokumenttyp oder Dokumentklasse, angezeigt werden. Es entsteht eine übersichtlichere und konfigurierbare Ordnerstruktur.
Bislang konnten aus Business Central lediglich Dokumente aus SharePoint direkt geöffnet werden. Nun ist es möglich, direkt in die übergeordneten SharePoint Mappe oder Ordner zu springen.
Dokumente werden anhand ihrer Metadaten in verschiedenen SharePoint Ordnern abgelegt. Wird ein Metadatum an dem Dokument geändert, wird das Dokument nun automatisch in den entsprechenden SharePoint-Ordner verschoben.
Durch die Auswahl eines Lookups, werden weitere abhängige Metadaten automatisch befüllt. Wählt man in einem Lookup zum Beispiel einen Debitoren aus, werden automatisch weitere Metadaten ergänzend zu diesem Debitoren angelegt.
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Andreas Blom
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