„Copilot verändert, wie wir über Arbeit denken“

Jannis, Tilo - Microsoft Copilot ist in aller Munde. Was fasziniert euch persönlich an diesem Tool?

Jannis Wolke-Hanenkamp: Was mich am meisten beeindruckt, ist die Selbstverständlichkeit, mit der Copilot in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden kann. Es geht nicht um ein neues Tool, das man sich erst mühsam aneignen muss, sondern um einen echten Assistenten, der innerhalb bekannter Anwendungen wie Teams oder Outlook genau dort hilft, wo Zeit und Qualität sonst leicht auf der Strecke bleiben.

Tilo Bartholomäus: Für mich ist es der unmittelbare Nutzen. Die KI hilft nicht nur theoretisch, sondern ganz praktisch. Wir haben im Webcast live gezeigt, wie aus einem Teams-Meeting automatisch ein vollständiges, strukturiertes Protokoll wird, inklusive Aufgaben und Zuständigkeiten. Das spart enorm viel Zeit und gibt uns Sicherheit, dass nichts vergessen wird.

 

Ihr sprecht von strukturierten Protokollen, wie genau funktioniert das?

Wolke-Hanenkamp: Sobald die Transkription eines Meetings aktiviert ist, erstellt Copilot daraus automatisch eine Zusammenfassung. Die Inhalte werden thematisch gegliedert, Sprecher zugeordnet, Aufgaben erkannt. Das Ganze ist später durchsuchbar, und man kann auch nachträglich Fragen an Copilot stellen, zum Beispiel: „Welche Entscheidungen wurden im Meeting vom 12. Mai getroffen?“ Die KI greift dann auf das Transkript zurück und liefert konkrete Antworten.

 

Ein beeindruckendes Beispiel. Wie sieht es im Bereich E-Mail aus? Lässt sich dort ebenfalls so viel automatisieren?

Bartholomäus: Ja, definitiv. Outlook wird mit Copilot zu einem echten Produktivitätswerkzeug. Wer viel E-Mail-Korrespondenz hat, kennt das Problem: Lange Threads, viele Informationen, wenig Zeit. Copilot kann nicht nur E-Mails zusammenfassen, sondern auch direkt Antwortvorschläge generieren, in verschiedenen Tonlagen, auf Wunsch auch in anderen Sprachen. Sogar ein Coaching für den Schreibstil ist integriert, was besonders für externe Kommunikation oder heikle Themen sehr hilfreich sein kann.

 

Das klingt, als würde Copilot die klassische Assistenzarbeit in vielen Bereichen neu definieren. Wie wird das im Dokumentenmanagement konkret spürbar?

Wolke-Hanenkamp: In OneDrive können Dokumente nicht nur gelesen, sondern auch miteinander verglichen werden, selbst, wenn sie in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Nehmen wir ein Angebot als Beispiel: Copilot erkennt Änderungen zwischen zwei Versionen und hebt sie präzise hervor. Außerdem kann man direkt Fragen zum Inhalt stellen, zum Beispiel bei fremdsprachigen PDFs. Die KI antwortet in der gewünschten Sprache und verweist auf die Stelle im Dokument, aus der die Information stammt.

 

Ein weiteres Schlagwort im Webcast war „Agents“. Was genau ist darunter zu verstehen?

Bartholomäus: Mit Agents meinen wir intelligente Chatbots, die individuell konfiguriert werden können, zum Beispiel für interne Leitfäden, Prozesse oder häufige Fragen. Wir haben mit „Ulf“ einen solchen Agenten bei TSO-DATA aufgebaut, der auf unseren Unternehmensleitfaden zugreift. Mitarbeitende können ihm einfache Fragen stellen, wie: „Wie ist die Kleiderordnung?“ oder „Wie funktioniert die Urlaubsbeantragung?“, und erhalten sofort eine fundierte Antwort, ohne lange nach Dokumenten suchen zu müssen.

 

Also eine Art On-Demand-Wissensdatenbank mit Chat-Interface?

Wolke-Hanenkamp: Genau. Und das Beste ist: Die Konfiguration ist unkompliziert. Der Agent kann auf SharePoint-Inhalte zugreifen, bestimmte Quellen priorisieren und lässt sich so sehr zielgerichtet einsetzen. Gerade für Onboarding, HR oder Support-Abteilungen ist das eine enorme Erleichterung.

 

Wie reagieren Unternehmen, mit denen ihr Copilot einführt, auf die Möglichkeiten?

Bartholomäus: Anfangs herrscht oft Staunen. Viele wissen theoretisch, dass KI produktiv einsetzbar ist, aber sie erleben zum ersten Mal, wie konkret und nützlich das im Alltag aussieht. Wenn dann die ersten Protokolle automatisch erstellt werden oder ein Agent auf interne Fragen antwortet, wird schnell klar: Das ist kein Hype, das ist ein echter Gamechanger.

 

Gibt es Grenzen? Oder anders gefragt: Worauf müssen Unternehmen achten, wenn sie Copilot einführen möchten?

Wolke-Hanenkamp: Wichtig ist, dass man nicht einfach „drauflos arbeitet“. Der Nutzen entfaltet sich erst richtig, wenn Prozesse sauber definiert sind, Zugriffsrechte stimmen und die Mitarbeitenden verstehen, wie sie die KI sinnvoll einsetzen. Schulung und Begleitung sind entscheidend, genau da setzen wir mit unseren Angeboten an.

 

Was ratet ihr Unternehmen, die überlegen, Copilot zu testen?

Bartholomäus: Am besten mit einem klar umrissenen Use Case starten. Ein Team, eine Abteilung, ein konkreter Anwendungsfall, etwa Meeting-Zusammenfassungen oder Dokumentenvergleich. Dann kann man sehr schnell den Mehrwert erkennen und im nächsten Schritt die Einführung breiter ausrollen.

 

Und wie unterstützt TSO-DATA dabei konkret?

Wolke-Hanenkamp: Wir bieten nicht nur Lizenzen und technische Implementierung an, sondern auch praxisorientierte Trainings und individuelle Beratung. Ob es um die Einrichtung von Agents, den Einsatz in Dynamics 365 oder die Frage geht, wie man Copilot mit der Unternehmenskultur in Einklang bringt, wir begleiten Unternehmen von der Idee bis zur produktiven Nutzung.

 

Vielen Dank für das Gespräch!

 

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TSO-DATA
Jannis Wolke-Hanenkamp | jwolkehanenkamp[at]tso[dot]de
Tilo Bartholomäus | tbartholomaeus[at]tso[dot]de
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