Continia Expense Management -

Belegmanagement direkt in Business Central

Digitalisieren Sie Ihren Ausgabenprozess vollständig – von der Belegerfassung per App bis zur automatisierten Kontierung und Archivierung.

Vollständige Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Continia Expense Management ist keine externe Schnittstelle, sondern eine nahtlose Erweiterung direkt in Business Central. Das bedeutet für Sie:

Einheitliche Benutzeroberfläche: Mitarbeiter und Buchhaltung arbeiten in der vertrauten Umgebung. Es ist kein Wechsel zwischen verschiedenen Software-Systemen nötig.
Echtzeit-Daten: Alle Belege, Kilometerabrechnungen und Verpflegungspauschalen stehen sofort nach der Synchronisation in der Buchhaltung zur Verfügung.
Kein Datenimport erforderlich: Da die Lösung ein integraler Bestandteil von Business Central ist, entfallen fehleranfällige manuelle Im- und Exporte.

Vollständige Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Effiziente Reisekostenabrechnung

Mit der Lösung reduzieren Sie den manuellen Aufwand für alle Beteiligten. Kreditkartentransaktionen werden automatisch mit den hochgeladenen Belegen abgeglichen, während Kilometergelder über die Google Maps-Integration präzise berechnet werden.

Beleghochlauf in Echtzeit: Mitarbeiter scannen Quittungen per Smartphone-App oder laden PDF-Rechnungen direkt hoch.
KI-gestützte Datenextraktion: Die OCR-Technologie erkennt Beträge, Währungen und MwSt.-Sätze automatisch.
Mobile App & Web-Portal: Ausgaben können von überall eingereicht und genehmigt werden.

Transparenz und Kontrolle im Ausgabenprozess

Die Lösung bietet eine umfassende Übersicht über alle anfallenden Kosten, noch bevor diese gebucht werden. Dies ermöglicht eine präzise Liquiditätsplanung und Budgetkontrolle.

Echtzeit-Dashboard: Verfolgen Sie den Status aller Ausgaben – von "Eingereicht" bis "Genehmigt".
Kreditkarten-Integration: Direkter Import von Transaktionsdaten großer Anbieter. Fehlende Belege werden dem Mitarbeiter automatisch gemeldet.
Verpflegungspauschalen (Per Diem): Automatisierte Berechnung von Tagessätzen unter Berücksichtigung von Abzügen für gestellte Mahlzeiten.

Transparenz und Kontrolle im Ausgabenprozess

Automatisierte Genehmigungs-Workflows

Verabschieden Sie sich von papierbasierten Freigabeprozessen. Genehmigungen erfolgen digital und standortunabhängig.

Flexible Freigabehierarchien: Definition der Genehmiger basierend auf Betragshöhen, Projekten oder Abteilungen.
Web-Portal für Genehmiger: Vorgesetzte prüfen und geben Ausgaben bequem frei, ohne direkten Zugriff auf Business Central haben zu müssen.
Vollständiges Audit-Trail: Jede Aktion und jede Änderung am Beleg wird lückenlos dokumentiert.

Revisionssichere Archivierung & DMS-Anbindung

Ein moderner Workflow endet nicht bei der Buchung. Für eine gesetzeskonforme und effiziente Ablage wird der Standard um spezialisierte Schnittstellen erweitert.

Durch den DMS Connector wird Continia Expense Management nahtlos in die bestehende Infrastruktur integriert:

SharePoint Integration: Automatisierte Ablage Ihrer Reisekostenbelege in strukturierten SharePoint-Bibliotheken.
M-Files Anbindung: Nutzung der Power eines metadatenbasierten Dokumentenmanagementsystems für Ihre Buchhaltungsbelege.
GoBD-Konformität: Bereitstellung einer revisionssicheren Archivierung, die alle rechtlichen Anforderungen an die digitale Belegaufbewahrung erfüllt. Das Originalpapier kann in den meisten Fällen nach dem Scan vernichtet werden.