E-Rechnung im Unternehmen: Was jetzt gilt, welche Fristen kommen – und wie Sie die Umstellung sauber angehen

Welche Fristen gelten – und was bedeutet „Übergangsregelung“?

Der Gesetzgeber führt die E‑Rechnung im B2B stufenweise ein. Kernpunkte, die praktisch jedes Unternehmen betreffen:

1. Empfangspflicht (seit 01.01.2025)
   Unternehmen müssen seitdem E‑Rechnungen empfangen können. Als pragmatische Mindestvoraussetzung wird u. a. ein funktionierendes E‑Mail‑Postfach genannt; der Übermittlungsweg ist grundsätzlich nicht auf einen Kanal festgelegt.
2. Ausstellung/Versand: Übergangsfristen
   Für den Versand gibt es Übergangsregelungen: Bis 31.12.2026 können Rechnungsaussteller statt einer E‑Rechnung weiterhin „sonstige Rechnungen“ nutzen (Papier grundsätzlich möglich; andere elektronische Formate wie PDF typischerweise nur mit Zustimmung des Empfängers). Darüber hinaus zeigen die Übersichten, dass die vollständige Umstellung stufenweise erfolgt. 

Wer Details zu Sonderfällen (z. B. Ausnahmen, Kleinbeträge, steuerfreie Umsätze, Aufbewahrung) benötigt, sollte direkt in die offiziellen FAQs und das BMF‑Schreiben schauen (Links unten). 

 

 

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Warum das Thema mehr ist als „Pflicht“

Der Mehrwert strukturierter Rechnungen liegt vor allem in Standardisierung und Automatisierung: Daten können ohne Medienbruch übernommen werden, Doppelarbeiten und Übertragungsfehler sinken, und Rechnungsprozesse werden insgesamt effizienter. Diese Zielrichtung beschreibt auch das BMF ausdrücklich (Digitalisierung, Vereinfachung, Fehlervermeidung, Effizienz). 

 

 

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Praxisleitfaden: So setzen Unternehmen die E‑Rechnung strukturiert um

 

1) Empfang organisieren (Technik + Prozess)

Auch wenn „Empfangen können“ technisch niedrigschwellig klingt, scheitert es in der Praxis oft an fehlenden Abläufen. Typische Must‑haves:

• Zentrale Empfangsadresse (z. B. rechnung@…) und klare Zuständigkeiten
• Sicherheits- und Prüfprozess für Anhänge/Importe (IT‑Security mitdenken)
• Ablagekonzept: Wo wird gespeichert, wie wird wiedergefunden, wer darf zugreifen?
• Vertretungsregelungen (Urlaub/Krankheit)

Dass verschiedene Übermittlungswege möglich sind (E‑Mail, Portal, Schnittstelle etc.), hilft, erfordert aber interne Regeln, damit nichts verloren geht. 

 

2) Sichtbarkeit schaffen: Darstellung/Viewer & interne Prüfung

Strukturierte XML‑Daten sind maschinenlesbar, Menschen brauchen häufig eine visualisierte Darstellung. Offizielle Informationen erläutern, dass es Möglichkeiten gibt, empfangene E‑Rechnungen lesbar darzustellen und verweisen auf organisatorische Mindestanforderungen. 

Empfehlung aus der Praxis: Legen Sie fest, wer prüft (Fachbereich/Buchhaltung), was geprüft wird (Pflichtangaben, Beträge, Bestellbezug) und wie dokumentiert wird.

 

3) Validierung einplanen (Fehler früh erkennen)

Die offiziellen Hinweise empfehlen Validierung, um fehlende oder unlogische Pflichtangaben zu erkennen und Fehler zu vermeiden. 

Praktischer Nutzen: Validierung vor Versand reduziert Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen beim Zahlungslauf.

 

4) Aufbewahrung & Archivierung (revisionssicher denken)

Wichtig ist: E‑Rechnungen sind im ursprünglichen strukturierten Format aufzubewahren; zusätzlich vereinbarte menschenlesbare Darstellungen (z. B. PDF) ersetzen das nicht. Zudem sind die üblichen Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung zu beachten. 

 

5) Versandstrategie festlegen (Kundenanforderungen, Formate, Kanäle)

Spätestens wenn der Versand verpflichtend wird (oder Geschäftspartner ihn früher verlangen), brauchen Unternehmen klare Antworten auf:

• Welche Kunden verlangen XRechnung, welche akzeptieren ZUGFeRD?
• Welche Kanäle nutzen wir (E‑Mail, Portal, Schnittstelle)?
• Wie steuern wir unterschiedliche Anforderungen (z. B. pro Debitor/Kundengruppe)?
• Wie werden Protokolle/Nachweise geführt?

Dass der Gesetzgeber keinen festen Übermittlungsweg vorgibt, ist gut – erhöht aber die Verantwortung für eine saubere interne Steuerung. 

 

 

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ERP/Prozess: Standard reicht, oder doch Erweiterungen?

Viele Unternehmen starten mit einer soliden Basis im ERP (Empfang, Verarbeitung, Versand, Ablage). Wenn das Belegvolumen wächst oder die Prozesse komplexer werden, kommen typischerweise Anforderungen hinzu wie:

• automatische Kontierung/Regeln (wiederkehrende Lieferanten)
• Bestell- und Wareneingangsabgleich
• mehrstufige Prüf- und Freigabeworkflows
• zentrale Steuerung von Versandprofilen (Format/Kanal je Kunde)
• DMS‑Anbindung (z. B. SharePoint oder M‑Files)

Für solche Szenarien nutzen Unternehmen häufig Erweiterungen, in Microsoft‑Dynamics‑Umgebungen z. B. Continia Document Capture (Eingang) und Continia Document Output (Ausgang) sowie unser CommunicationCenter for Business Central für strukturierte, nachvollziehbare Belegkommunikation (inkl. Vorlagen/Anhängen und Prozessunterstützung). Welche Lösung zu Ihren Bedürfnissen passt, hängt immer von Systemversion, Belegvolumen, IT‑Architektur und Prozesszielen ab.

 

 

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Sie möchten wissen, wie Sie Empfang, Verarbeitung, Versand und Archivierung in Ihrem Unternehmen pragmatisch aufsetzen – und wie das in Ihrer Microsoft Dynamics‑Umgebung am besten umgesetzt wird? Kommen Sie auf uns zu und verpassen Sie nicht unsere Webcast zu dem Thema.

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