Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 01.01.2025 tritt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich in Kraft. Ziel ist die Vereinfachung der Kontrolle und die Erfüllung der EU-Vorgaben zur Verhinderung von Umsatzsteuerbetrug. 

Diese Verpflichtung basiert auf dem Wachstumschancengesetz und erfordert die Ausstellung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) in einem strukturierten Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. 

Ein elektronischer Beleg, gemäß der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU), wird in einem strukturierten Format, wie beispielsweise XML, ausgestellt und übertragen. Dieses Format kann von ERP-Systemen automatisch gelesen und verarbeitet werden. Beispiele hierfür sind die XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format. Dabei umfasst der Begriff 'E-Invoice' nicht nur Rechnungen, sondern auch Gutschriften und andere Belegarten. Zu beachten ist, dass das Versenden einer PDF-Rechnung per E-Mail nicht als elektronische Rechnung gilt. 

Wir fassen die wichtigsten Punkte für Sie zusammen:

 

Übergangsfristen für Papierrechnungen: Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen für B2B-Umsätze und elektronische Rechnungen in anderen Formaten weiterhin zulässig. Für Umsätze aus dem Jahr 2027 bleiben Papierrechnungen bis Ende 2027 erlaubt. 

1. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
2. Ab dem 1. Januar 2028 müssen E-Rechnungen vollständig mit der Norm EN16931 konform sein.
3. Übergangsfristen erlauben Rechnungen im EDI-Format bis Ende 2027 und Papier-, PDF- oder JPG-Rechnungen bis Ende 2026, wenn der Empfänger zustimmt.

 

Technische Anforderungen: Für den Empfang einer E-Rechnung reicht ein E-Mail-Postfach aus. Unternehmen können jedoch auch andere elektronische Übermittlungswege nutzen, wie zum Beispiel PEPPOl.

 

Aufbewahrungspflicht: E-Rechnungen müssen nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in elektronischer Form aufbewahrt werden.

 

Akzeptanzpflicht ab 2025: Ab dem 01.01.2025 müssen Rechnungsempfänger E-Rechnungen akzeptieren und verarbeiten, ohne dass eine Zustimmung erforderlich ist. Ausnahmen gelten für Forderungen unter 250 Euro und B2C-Rechnungen.

 

Einhaltung der neuen Anforderungen: Ab 2028 müssen die Anforderungen an E-Rechnungen zwingend erfüllt sein. Sonstige Rechnungen, wie reine PDF-Dateien, werden dann als “nicht ordnungsgemäß” gewertet und berechtigen den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug.

 

Lösungen für Unternehmen

Unternehmen, die mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Dynamics NAV arbeiten, benötigen Lösungen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Microsoft und Drittanbieter bieten entsprechende Erweiterungen und Apps an, um E-Rechnungen als XRechnungen zu versenden und zu empfangen.

Die aktuelle Version von Business Central bietet bereits Lösungswege, die Microsoft in diesem Artikel auflistet und erklärt. Sie erfahren bspw. wie Sie E-Belege einrichten, wie Sie diese im Einkauf und Verkauf verwenden, wie Sie Daten elektronisch austauschen und lernen weitere Features in Bezug auf E-Belege kennen: Überblick über E-Belege - Business Central | Microsoft Learn

 

Unsere Empfehlung: Kunden, die ältere Versionen von NAV (aktuell < NAV 2017) einsetzen oder nicht zeitnah auf eine Lösung umstellen können, sollten mit ihren Lieferanten die weitere Ausstellung von Papierrechnungen im Rahmen der Übergangsfristen vereinbaren.

Alternativ bietet unser Partner Anveo bereits über Anveo EDI einen Lösungsweg für ältere Versionen von Dynamics NAV technisch ab Version 2009 R2 an. Dazu finden Sie weitere Information hier: Anveo E-Rechnung für Microsoft Dynamics Business Central (anveogroup.com)

Für das Empfangen und Verarbeiten (Input Management) von XRechnungen können wir aufgrund unserer Erfahrungen aus zahlreichen Projekten u.a. die Lösung Continia Document Capture empfehlen.

 

In dieser Tabelle finden Sie einen Vergleich der Lösungen der 3rd-Party-Anbieter anveo, Continia, ForNAV und der Microsoftlösung E-Documents im Bezug auf die jeweiligen Anforderungen und eine Kostenübersicht.