M-Files + Microsoft 365: Effizientere Informationsprozesse für moderne Unternehmen

Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Tools wie Outlook, Teams, SharePoint oder Excel ermöglichen produktives Arbeiten – doch wenn es um das strukturierte und sichere Informationsmanagement geht, stoßen Standardfunktionen schnell an ihre Grenzen. Daten sind über verschiedene Speicherorte verteilt, wichtige Inhalte lassen sich nur schwer wiederfinden, und manuelle Prozesse sorgen für Fehlerquellen und Zeitverluste.

 

M-Files ergänzt Microsoft 365 um eine intelligente Automatisierungsplattform für das Dokumenten- und Informationsmanagement. Die Lösung schafft durchgängige, transparente Prozesse – ohne Brüche in der Benutzererfahrung und mit nahtloser Integration in die bestehenden Microsoft-Oberflächen.

 

Herausforderung: Informationschaos und manuelle Prozesse

Ohne zentrale Steuerung entstehen Insellösungen: Informationen liegen in unterschiedlichen Systemen, Zugriffsrechte werden manuell vergeben und Versionen unzureichend nachverfolgt. Die Folge sind doppelte Dokumente, mangelnde Transparenz und hohe Aufwände in der Suche nach relevanten Daten – gerade in compliancekritischen Bereichen.

 

Lösung: Ein zentrales System mit automatisierter Intelligenz

M-Files setzt genau hier an und schafft Struktur, Effizienz und Kontrolle:

• Single Source of Truth:
  M-Files verknüpft Informationen aus verschiedenen Quellen (z. B. SharePoint, Netzlaufwerke, ERP-Systeme) zu einer zentralen Sicht auf alle relevanten Inhalte. So arbeiten alle Abteilungen auf der gleichen Datenbasis – unabhängig davon, wo die Dateien ursprünglich gespeichert wurden.
• Kontext statt Speicherort:
  Statt sich an Ordnerstrukturen zu orientieren, erkennt M-Files Inhalte anhand ihrer Eigenschaften (z. B. Projektnummer, Kundennamen, Dokumenttyp). Die intelligente Suche ermöglicht so ein deutlich schnelleres und zielführenderes Auffinden von Informationen.
• Automatisierte Workflows und Ablage:
  Prozesse wie Genehmigungen, Prüfungen oder die Weiterleitung von Dokumenten laufen automatisiert ab. Auch die Ablage neuer Dateien wird durch Vorlagen und vordefinierte Metadatenfelder gesteuert – inklusive automatischer Benennung, Versionierung und Rechtevergabe.
• Compliance by Design:
  Vorschriften, wie sie z. B. durch ISO, DSGVO oder branchenspezifische Regelwerke vorgegeben sind, werden direkt in die alltägliche Arbeit eingebunden. Jeder Zugriff und jede Bearbeitung wird revisionssicher protokolliert, Prüfpunkte lassen sich lückenlos nachvollziehen.
• Nahtlose Microsoft-Integration:
  M-Files integriert sich vollständig in die vertrauten Oberflächen von Microsoft 365. Anwender greifen direkt aus Outlook, Word, Excel, Teams oder SharePoint auf Dokumente zu – inklusive Informationen aus Nicht-Microsoft-Systemen.

 

Fazit

M-Files erweitert Microsoft 365 zu einer leistungsstarken, zukunftssicheren Informationsplattform. Unternehmen profitieren von durchgängigen Prozessen, reduziertem Aufwand in der Informationsverarbeitung und höherer Transparenz über alle Abteilungen hinweg.

 

Sie haben Fragen zu den Vorteilen der Verbindung von M-Files und Microsoft 365? Sprechen Sie jetzt mit unserem Experten.

TSO-DATA
Andreas Blom
+49 (541) 1395-84
m-files[at]tso[dot]de

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