In einem Round-Table-Interview mit mehreren M-Files-Partnern diskutiert unser DMS-Spezialist Andreas Blom Fragestellungen rund um die Integrationsmöglichkeiten des Enterprise-Content-Management-Systems M-Files in Microsofts ERP-Lösung Dynamics 365 Business Central und erklärt, wie Sie dadurch die Daten- und Prozessqualität steigern und gleichzeitig Prozesskosten senken können.
Einige Ausschnitte des Interviews mit den Antworten unseres Experten finden Sie bereits hier in dieser News, den vollständigen Artikel lesen Sie auf ecmguide.de.
Welche Schnittstellen und Möglichkeiten gibt es für die Integration von ECM- und ERP-Systemen?
Blom: Grob kann man drei Arten unterscheiden: Erstens, ein routinemäßiger CSV-Export von Daten und Dateien, die auf dem File Server abgelegt werden und vom DMS automatisch wieder eingelesen werden. Als Problem sehen wir hier, dass es eine unidirektionale Schnittstelle ist und ein zeitlicher Verzug bei der Aktualisierung von Daten entsteht. Zweitens, die Anbindung der Datenbank des ERP-Systems via ODBC. Hier ist das Problem, dass nur Daten ausgetauscht werden können und keine Dateien – sprich Dokumente. Zudem ist keine Authentifizierung möglich, daher erlauben immer weniger ERP-Systeme diesen Zugriff. Als dritte Möglichkeit kann die Anbindung via Schnittstelle - meist REST API - erfolgen wie bei unserem DMS Connector für MS Dynamics 365 Business Central / NAV. Dann erhält man einen vollständigen, bidirektionalen Austausch von Daten und Dateien mit höchster Sicherheit durch Verschlüsselung und Authentifizierung.
Wann macht welche Integrationstiefe für den Anwender Sinn?
Blom: Eine tiefe Integration zwischen ERP und DMS macht dann Sinn, wenn beide Systeme Teil eines Arbeitsprozesses sind und Informationen aus beiden Systemen parallel benötigt werden. Die Anforderungen an die Integration nehmen zu, wenn diese Prozesse häufig wiederholt werden müssen. Arbeite ich beispielsweise im Vertriebsinnendienst und mein Job besteht darin, Angebote und Aufträge zu verarbeiten, macht eine tiefe Integration Sinn, da ich meine Angebote und Aufträge im ERP-System schreiben muss, aber die Archivierung im DMS erfolgen sollte, um den regulatorischen Pflichten nachzukommen. Ohne Schnittstelle sind die Belege manuell zu archivieren. Umso mehr Angebote und Aufträge am Tag zu verarbeiten sind, desto mehr macht die Automatisierung der Verarbeitung von eingehenden und selbst erstellten Belegen über eine Schnittstelle Sinn. Der M-Files DMS Connector für Dynamics übernimmt diese Aufgaben und schafft so eine deutliche Zeitersparnis und höhere Datenqualität bei der täglichen Arbeit.
Das Schaubild beschreibt die primären Funktionen des (M-Files) DMS Connectors für Dynamics 365 Business Central
Lassen sich die gängigen ERP-und ECM-Systeme gleich gut integrieren?
Blom: Eine gute Integration hängt davon, dass sie flexibel ohne Programmierkenntnisse einrichtbar ist. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Feinheiten bei der Durchführung von Arbeitsprozessen. Eine gute Schnittstelle ermöglicht es, diese Feinheiten jederzeit einrichten zu können, ohne sie aufwendig programmieren zu müssen. Unser M-Files DMS Connector für Dynamics wird für die primären Prozesse beziehungsweise Anforderungen durch den geschulten Kunden selbst oder durch einen Consultant eingerichtet. Ein Entwickler wird nur für spezielle Anforderungen benötigt. Das reduziert die laufenden Supportkosten für den Kunden.
Wie gut funktioniert die ECM-ERP-Integration in der Cloud? Wie tief kann eine Integration gehen, wenn der Kunde eine Multi-Tenant-Infrastruktur in einer Public Cloud wünscht?
Blom: Die Integration in Cloud-Szenarien funktioniert sehr gut. Mit der Einführung des »Microsoft AppSource« stellt Microsoft für Business Central sicher, dass nur validierte Apps für alle Kunden auf der Plattform zur Verfügung stehen. Das heißt ein Business-Central-Kunde kann sich im Appsource die verfügbaren Apps anschauen und kann diese ganz einfach in seinem Tenant installieren. Zudem forciert Microsoft Anwendungen beziehungsweise Installationsassistenten, die Kunden bei der Ersteinrichtung unterstützen. Dadurch wird der Installations- und Freischaltungsprozess massiv beschleunigt und vereinfacht. Der DMS Connector für Dynamics Business Central Online für M-Files ist so eine validierte App im AppSource. Sie unterstützt eine Anbindung von M-Files bei der On-Premises -, Cloud-, Public Cloud- oder bei der hybriden Bereitstellung.
Lernen Sie den DMS Connector noch ausführlicher in diesem kurzen Video kennen.
Findet eine Integration zwischen ECM und ERP statt, bedeutet das für die Anwender unter Umständen höhere Lizenzkosten, da beide Systeme von mehr Anwendern benutzt werden. Lassen sich die Lizenzmehrkosten minimieren?
Blom: Die Entwicklung und laufende Optimierung einer Schnittstelle bedeutet Aufwand für den Hersteller, die in einer Lizenzgebühr eingepreist wird. Daher lassen sich die Lizenzgebühren nicht minimieren, aber dafür die Opportunitätskosten, denn in dem Moment, in der die Schnittstelle stupide und oder aufwendige Prozessschritte übernimmt, hat der Mitarbeiter mehr Zeit für seine eigentliche Arbeit. Eine gute Integration führt zu einer Zeit- und Kostenersparnis für das ganze Unternehmen und erhöht die Datenqualität im ERP- und DMS-System.
Wann sollte das ECM- und wann das ERP-System die führende Rolle übernehmen?
Blom: Als Implementierungspartner für DMS- und ERP-Systeme kennt die TSO-DATA beide Welten sehr gut und sieht daher die primäre Rolle beim ERP-System, da die Datenhoheit in der Regel dem ERP-System obliegt. Stammdaten werden im Normalfall im ERP-System generiert und dann für die Verschlagwortung und Archivierung von Dokumenten zur Verfügung gestellt. Es gibt allerdings Prozesse, in dem aus dem eingehenden Dokumenten Informationen zunächst im DMS-System erfasst werden, die Prozesse im ERP-System anstoßen. Dann ist eine bidirektionale Schnittstelle sinnvoll.
Sie haben weitere Fragen zur Integration von M-Files in Ihr ERP-System Dynamics 365 Business Central / Dynamics NAV? Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
TSO-DATA
Andreas Blom
+49 (541) 1395-84
