Aktuelle News aus der Microsoft Dynamics Welt und von TSO-DATA
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25.03.2020

Dokumentenmanagement im Home-Office

Home-Office: Mit einem modernen DMS/ECM wie M-Files effektiv möglich 

Aktuell werden Mitarbeiter wo möglich ins Home-Office geschickt, um direkte, persönliche Kontakte einzuschränken und so eine weitere Verbreitung des Corona-Virus abzuschwächen. Doch wie können die Kollegen von Zuhause auf Dateien und benötigte Dokumente zugreifen, um nicht zuletzt die Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten? Unternehmen, die ihre Verwaltungsstrukturen bereits digitalisiert haben und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine Enterprise Content Management System (ECM) wie M-Files einsetzen, sind klar im Vorteil.  

Existieren Kundendaten, Projektdaten, Mitarbeiterdaten oder Einkaufs- und Verkaufsbelege nur in Papierform in Ordnern, fehlen dem Mitarbeiter im Home-Office unter Umständen wichtige Infos und eine einheitliche Datenqualität für die Bearbeitung seiner Jobs. Diese zu organisieren, kostet Zeit, Geld und Nerven. Umgekehrt wird der reibungslose Informationsfluss aus dem Home-Office in das Unternehmen oder an Kollegen ebenfalls behindert. Effektiv ist so eine Art der Zusammenarbeit nicht. 

 

Dokumentenmanagement an jedem Ort – mit M-Files 

Mit M-Files haben die Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Informationen, die ihnen mittels eines individuellen Berechtigungskonzeptes zur Bearbeitung freigegeben wurden. Die Kollegen im Home-Office verfügen über dieselbe Datenqualität wie Mitarbeiter im Unternehmenssitz, zur Not sogar im Offline-Modus.  

 

Warum M-Files? 

"Seit der Einführung von M-Files suchen wir Dokumente nicht länger, wir finden sie! In TSO-DATA haben wir einen kompetenten und verlässlichen Partner gefunden, der uns mit viel Know-how über den gesamten Einführungsprozess und darüber hinaus begleitet."  Thomas Wierlemann, Geschäftsführer GTW Vertriebs GmbH 

Suchen Sie nicht länger nach Dokumenten, finden Sie sie! Das Metadatenkonzept von M-Files als modernes ECM und intelligentes Informationsmanagement ist einzigartig. Entscheidend ist was (z.B. eine Rechnung, ein Auftrag, ein Lieferschein) gespeichert wird und nicht wo etwas gespeichert wird, wie man es noch aus den klassischen Ordnerstrukturen auf einem Fileserver kennt. Dokumente werden anhand von Kennzeichen, wie z.B. der Art ihres Inhaltes oder anderen Prozessdaten, gespeichert, was das Auffinden von Informationen enorm beschleunigt.  

Zudem integriert sich M-Files nahtlos in Ihre bestehende Unternehmensumgebung. Ob Outlook-, CRM- oder ERP-Integration – Ihren Datenquellen sind keine Grenzen gesetzt.  

 

Sprechen Sie uns gerne für eine kostenlose Demo persönlich an, die Präsentation ist natürlich auch direkt in Ihrem Home-Office per Videokonferenz möglich. Unsere Experten stehen Ihnen gern zur Seite. 

TSO-DATA GmbH
Andreas Blom
m-files[at]tso[dot]de
+49 (171) 4564970