Ein wichtiger Vorteil liegt darin, dass alle relevanten Informationen zentral an einer Stelle vorgehalten werden. Entscheider erhalten so einen lückenlosen Überblick über Ihren Verantwortungsbereich oder - auf höchster Aggregationsebene - über das gesamte Unternehmen. Business Intelligence Systeme unterstützt nicht nur das operative Geschäft, sondern auch die strategische Planung und Unternehmenssteuerung.
Nicht jede Unternehmenssoftware ist in der Lage, Daten entscheidungsorientiert zu präsentieren. Ein Business Intelligence-System verdichtet komplexe Informationen aus unterschiedlichen Quellen und zieht in grafischer Hinsicht alle Register. Wichtige Kennzahlen und Übersichten erscheinen zum Beispiel als Tacho, Chart oder Ampel in gut sortierten Business Cockpits.
Im betrieblichen Alltag gibt es viele Situationen, die schnelle Entscheidungen erfordern. Ein Business Intelligence-System umfasst unzählige Daten, aus denen man mit wenigen Handgriffen relevante Informationen herausfiltern kann – ohne Unterstützung der IT-Abteilung oder externer Dienstleister. Die hoch verdichteten Kennzahlen unterstützen das Controlling und somit geschäftliche Entscheidungen.
Auch im Controlling belasten Routinetätigkeiten die Mitarbeiter. Mithilfe eines Business Intelligence-Systems lassen sich Standardprozesse – zum Beispiel bei periodischen Berichten – weitgehend automatisieren. So bleibt mehr Zeit für Detailanalysen, Controlling und strategische Planungen.
So wichtig Controlling auch ist: Es sollte kein Selbstzweck sein. Wie in anderen Unternehmensbereichen stellt sich auch hier die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. Die meisten Kosten werden durch einen hohen manuellen Aufwand oder starre Berichtsstrukturen verursacht. Mit automatischen Prozessen, der selbstständigen Aktualisierung der Auswertungen und flexiblen Strukturen senkt Business Intelligence die Kosten des Reportings.
Business Intelligence-Systeme schafft Freiräume für Markt-, Kunden- oder Risikoanalysen. Die breitere Informationsbasis erlaubt es, Marktchancen zu erkennen, Kunden gezielter zu bedienen oder vermeidbare Risiken zu umgehen. Aspekte, die sich allesamt positiv auf die Umsatz- und Gewinnentwicklung auswirken.
Sie lassen sich problemlos an unterschiedliche Anforderungen anpassen, um beispielsweise die Informationsbedürfnisse und Berechtigungen verschiedener Abteilungen abzudecken.
Business Intelligence-Systeme sind speziell auf die Analyse komplexer Datenbestände ausgerichtet. Zahlen lassen sich bequem verfolgen, neue Auswertungen mühelos aufbauen. Das fördert die Controlling-Kultur im Unternehmen und vermeidet „Bauchentscheidungen“.
Um sich in das Berichtswesen eines ERP-Systems einzuarbeiten, sind oft mehrtägige Schulungen erforderlich. Dank klarer Strukturen und effizienter Prozesse sinkt der Aufwand bei einem Business Intelligence-System auf wenige Stunden.
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