M-Files Dokumentenmanagement
M-Files Dokumentenmanagement
M-Files Dokumentenmanagement

M-Files

Ein visionärer Ansatz Dokumente zu speichern, zu finden und gemeinsam zu bearbeiten

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Dokumente unternehmensweit innerhalb weniger Sekunden wiederfinden und dabei wäre das "Was" und nicht das "Wo" entscheidend. Das klingt für Sie wenig realistisch? Falsch, denn M-Files kann genau das - das Organisieren und Verwalten von Dokumenten nach Wert und Relevanz ist mit M-Files längst keine Zukunftsmusik mehr.

Dynamische Ansichten in M-Files

Verschaffen Sie sich in dem Video einen ersten Überblick über die Arbeitsweise von M-Files. Die Dynamischen Ansichten sind virtuelle Order, die Informationen automatisch organisieren und Anwendern ermöglichen Dateien anhand dessen was sie sind wiederzufinden und es nicht länger wichtig, wo diese gespeichert sind.

Dokumente ablegen in M-Files

Schlagen Sie mit M-Files die Brücke zwischen wichtigen Unternehmenslösungen und Dokumenten

Mit dem Enterprise Information Management System M-Files gehören Informationssilos der Vergangenheit an. Dokumente werden organisiert abgelegt, sodass Sie immer mit der aktuellsten Version arbeiten, ohne darüber nachzudenken, wo diese gespeichert wird.

Dank der kurzen Einführungszeit von nur wenigen Tagen, sind Sie schnell in der Lage, die Vorteile von M-Files im Echtbetrieb zu nutzen.

Anbindung von M-Files an Unternehmenslösungen

M-Files Funktionen im Video – Legen Sie den Fokus auf das "Was"

Das "Was" und nicht das "Wo" sollten bei einem Intelligenten Informationsmanagement im Vordergrund stehen. Durch das Ablegen von Informationen anhand von Rollen, Teams, Eigenschaften und anderen Metadaten, ist das Wiederfinden von Dokumenten und das Bedienen von M-Files intuitiv.

Dokumente in M-Files suchen

Sie sind auf der Suche nach einem bestimmten Dokument? Ein Kinderspiel für M-Files – anhand von Metadaten ist das richtige Dokument schnell gefunden. Die Suchfunktion orientiert sich am Dokumentennamen, Kunden, Dokumenttyp, Stichwort und weiteren Kriterien. Auch der Inhalt von Dokumenten wird bei der Suche berücksichtigt.

Dokumente bearbeiten

Dank der Versionierung existiert von jedem Dokument nur eine Version. Zum Bearbeiten wird das Dokument durch den  Anwender ausgecheckt, sodass sich jederzeit nur ein Dokument im Bearbeitungsmodus befindet und von keinem anderen verändert werden kann. Nach dem Bearbeiten wird das Dokument wieder eingecheckt und die Änderungen werden für andere sichtbar.

Teilen von Dokumenten mit M-Files

Das Teilen von Dokumenten in M-Files ist simpel und gelingt mit nur wenigen Klicks. Egal ob Sie ein Dokument intern oder mit externen Partnern teilen möchten, innerhalb weniger Sekunden steht ein Link zum Versand des Dokuments bereit. Auch das gemeinsame Bearbeiten eines Dokuments kann über diese Funktion realisiert werden.

Office bzw. Outlook Integration in M-Files

M-Files unterstützt alle Office-Formate und lässt sich einwandfrei in Word, Excel, Power Point und Outlook integrieren. Außerdem ist M-Files eng in Microsoft Outlook integriert. Speichern Sie E-Mails und Anhänge aus Outlook direkt in Ihr M-Files Archiv. Die Smart Folder von M-Files wissen genau, um was für ein Dokument es sich handelt und womit es verknüpft werden soll.

M-Files Connector für Microsoft Dynamics NAV

Mit dem DMS-Connector für Microsoft Dynamics NAV verbinden Sie Ihre NAV-Lösung mit M-Files und profitieren von einer nahtlosen Integration, um das volle Potenzial beider Lösungen auszuschöpfen.

Mit unserem DMS-Connector können Sie Belege, wie Rechnungen und Lieferscheine oder elektronische Dokumente und E-Mails, einfach mit NAV-Stammdaten und -Vorgängen verknüpfen und an M-Files übertragen. Dabei versieht M-Files alle Dokumente aus NAV automatisch mit Schlagworten (Metadaten). Das steigert die Datenqualität und fördert die Auffindbarkeit der Dokumente im System. Gescannte Belege aus der täglichen Eingangspost können so einfach in NAV gesichtet und ihren jeweiligen Vorgängen zugeordnet werden. Sie arbeiten stets in Ihrer gewohnten NAV-Umgebung, ohne in Schränken oder Ordnern nach aktuellen Dokumenten suchen zu müssen.

M-Files DMS-Connector für Dynamics NAV

DSGVO-Toolbox für M-Files

Die DSGVO ist spätestens seit dem 25. Mai 2018 europaweit in aller Munde. Unternehmen stehen vor der Herausforderung personenbezogene Daten innerhalb einer gesetzlichen Frist bereitstellen, anonymisieren oder sogar löschen zu müssen. Vor allem bei Daten, die in Businesslösungen gespeichert sind, ist das eine Sache für sich.

Grade im Bereich der Dokumentenverwaltung kommt vieles zusammen: Dokumente auf dem File Server, im SharePoint oder in M-Files, aber auch Protokolle, Notizen, handelsrechtliche Belege und Personaldokumente wie Arbeitesverträge und Krankmeldungen. In all diesen Dokumenten stecken personenbezogene Daten, die besonders zu schützen und ggf. bei einer Betroffenheitsanfrage zu beauskunften sind.

M-Files bietet seinen Anwendern durch die individuelle Einrichtung und Anpassung die Möglichkeit, Geschäftsprozesse nach den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung abzubilden. Durch die Definition individueller Metadatenfelder lassen sich Forderungen nach der Einhaltung von Löschfristen, Zugriffsreglementierungen uvm. umsetzen. Zudem kann Ihr File Server oder Ihre SharePoint Umgebung ohne Migration eingebunden werden, sodass Sie aus M-Files personenbezogene Daten identifizieren können.

M-Files 2018 – der Startpunkt für intelligentes und innovatives ECM

M-Files 2018 ist in der Lage, sich mit verschiedenen externen Systemen und Netzwerken, wie SharePoint Online oder Google Drive, zu vernetzen. Ganz ohne Migration der Daten wird eine Verbindung zum Server hergestellt und das System ist umgehend einsatzbereit.

Neue Features, Highlights und Aktionsangebote

  • Intelligent Metadata Layer (IML) zur Integration verschiedener Systeme (z.B. SharePoint oder Netzwerke)
  • Automatische Vorschläge von Metadaten durch Künstliche Intelligenz
  • Neue, innovative Benutzeroberfläche
  • Weiterentwicklung und Neugestaltung mobiler Apps
  • Verbesserte Performance
  • Enterprise Search für die zentrale, unternehmensweite und schnelle Suche in allen relevanten Quellen

M-Files testen und live erleben

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Andreas Blom

Andreas Blom

Vertrieb Microsoft Dynamics 365 | DMS

+49 (541) 1395-84

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