Digitales Dokumentenmanagement
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Digitales Dokumentenmanagement

M-Files - Dokumentenmanagement

Dokumente zielgenau speichern, finden und gemeinsam bearbeiten

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Dokumente unternehmensweit innerhalb weniger Sekunden wiederfinden und dabei wäre das "Was" und nicht das "Wo" entscheidend. Das klingt für Sie wenig realistisch? Falsch, denn das Dokumentenmanagementsystem M-Files kann genau das - das Organisieren und Verwalten von Dokumenten nach Wert und Relevanz ist mit M-Files längst keine Zukunftsmusik mehr.

M-Files ist genau das richtige Werkzeug für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Das Metadatenkonzept von M-Files als modernes Dokumentenmanagementsystem und intelligentes Informationsmanagement ist einzigartig. Entscheidend ist was (z.B. eine Rechnung, ein Auftrag, o.Ä.) gespeichert wird und nicht wo etwas gespeichert wird (Vorgehen bei klassischen Ordnersystemen wie dem Fileserver).

Dokumente werden nach der Art ihres Inhaltes gespeichert, was das Auffinden von Informationen enorm beschleunigt. Die Bedienung ist intuitiv und Duplikate entstehen erst gar nicht. 

Das sagen erfolgreiche Unternehmen, die auf M-Files vertrauen

DUO Collection
„Dass wir nach dem Update unseres ERP-Systems die Chance ergriffen haben, die Digitalisierung des Unternehmens mit Unterstützung von TSO-DATA voranzutreiben, war genau die richtige Entscheidung.
Reibungslose Prozesse, bessere Zusammenarbeit und höhere Effizienz zeigen uns bereits jetzt, dass wir die richtigen Tools mit dem richtigen Partner einsetzen."
Freeze Dry Foods
„Mit der Einführung von M-Files konnten wir die Digitalisierung unseres Unternehmens weiter vorantreiben.
Die direkte Anbindung an unser ERP-System mit den DMS Connector von TSO-DATA war äußerst einfach umzusetzen.
M-Files erleichtert unsere Prozesse, wir sparen Zeit und profitieren von einer deutlich erhöhten Effizienz im Tagesgeschäft.“
SOLIT Gruppe
„TSO-DATA ist der beste Implementierungspartner, den wir je hatten.
Die Lösung M-Files gefällt uns richtig gut, auch wenn wir noch nicht alle Potenziale der Lösung erschöpft haben.“
Intenso
„Die unkomplizierte Anbindung von M-Files an unser ERP-System mittels des DMS Connector erleichtert unsere Arbeit natürlich besonders in den Bereichen der Buchhaltung, aber auch des Bestellmanagements.
Zudem sind wir mit der automatischen Archivierung aufbewahrungspflichtiger kaufmännischer Dokumente auf der sicheren Seite.“
OVE
„Die große Anzahl an Dokumenten erfordert von uns eine saubere Organisation und Verwaltung.
Dies effizient zu gestalten konnten wir mit den von TSO-DATA angebotenen Lösungen rund um M-Files perfekt abbilden."
Plogmann
„Dank TSO-DATA haben wir mit M-Files eine Lösung gefunden, die nicht nur intuitiv, flexibel und anwenderfreundlich ist, sondern sich auch, mittels DMS Connector direkt mit Dynamics NAV verbinden lässt. Die Umsetzung unserer Anforderungen lief so schnell und problemlos ab, dass wir bereits Folgeprojekte mit M-Files in anderen Bereichen planen.“
fetra
„Auf der Suche nach einer neuen Unternehmenslösung stießen wir auf TSO-DATA mit KatarGo und M-Files als DMS. Dank der nahtlosen Integration zu M-Files, ließ sich das DMS System direkt anbinden.
Damit haben wir eine Lösung erhalten, die uns zukünftig mit automatisierten Workflows, einfacher Updatefähigkeit und einem flexiblen Berechtigungskonzept unterstützt."
GTW
„Seit der Einführung von M-Files suchen wir Dokumente nicht länger, wir finden sie! In TSO-DATA haben wir einen kompetenten und verlässlichen Partner gefunden, der uns mit viel Know-how über den gesamten Einführungsprozess und darüber hinaus begleitet."

Automatisieren Sie Ihr Informationsmanagement

M-Files ist die führende Plattform für die Automatisierung von Informationsmanagement. Mit der M-Files-Plattform können Ihre Teams Daten schneller finden, intelligenter arbeiten und mehr erreichen. M-Files verfügt über eine innovative metadatengesteuerte Architektur, eine eingebettete Workflow-Engine und fortschrittliche künstliche Intelligenz. Ihre Vorteile:

  • Informationschaos beseitigen
  • Prozesseffizienzverbessern
  • Sicherheit und Compliance automatisieren

Entfesseln Sie Ihre Produktivität mit M-Files Aino

Intelligente Automatisierung trifft auf Innovation - M-Files revolutioniert die Wissensarbeit mit einer KI-gestützten Plattform, die nahtlos Dokumentenerstellung, Verwaltung und Workflow-Automatisierung integriert. Erleben Sie, wie Sicherheit und Compliance mühelos gewährleistet werden.

Effizienz durch KI

Mit der fortschrittlichen KI-Technologie Aino organisiert M-Files Ihre Unternehmensinformationen, versteht den Kontext Ihrer Dokumente und ermöglicht Ihnen, mittels natürlicher Sprache mit Ihrem Unternehmenswissen zu interagieren. Automatisierte Klassifizierung und die nahtlose Verknüpfung mit Geschäftsprozessen beschleunigen Ihre Arbeit, minimieren Routineaufgaben und erleichtern den Zugang zu kritischen Daten.

Die Funktionen von M-Files

Auffindbarkeit dank Metadatenkonzept

Der metadatenbasierte Ansatz von M-Files erhöht die Auffindbarkeit von Informationen innerhalb der DMS-Umgebung stark. Das Informations- und Dokumentenmanagement findet unabhängig vom Speicherort statt und konzentriert sich auf die durch den Anwender hinterlegten und frei definierten Metadaten (z.B. Autor, Datum, Titel, Kunde, Vertrag, Angebot, etc.). Dokumente werden durch Schlagworte stets in einen Kontext eingeordnet, der die Informationsbereitstellung vereinfacht. Lassen Sie das Dokumentenmanagementsystem M-Files für sich Arbeiten und sparen Sie Zeit und Nerven.


Integration in ERP / CRM / Office

M-Files ist keine weitere Insellösung innerhalb Ihrer Systemlandschaft. Stattdessen fügt es sich nahtlos in Ihre bestehende Unternehmensumgebung ein. Ob Outlook-, CRM- oder ERP Integration – Ihren Datenquellen sind keine Grenzen gesetzt. Viele Schnittstellen, wie z.B. der DMS-Connector für Business Central / NAV oder Document Capture, machen die Anbindung von Drittsystemen an M-Files zur Nebensache.


Flexibles Berechtigungskonzept

M-Files arbeitet mit Dokumentenklassen- und objekten. Dabei ist es für Administratoren wichtig eingrenzen zu können, welcher Mitarbeiter Schreib- oder Lesezugriff auf welche Dokumente erhält. Diese Zugriffsberechtigungen können durch Benutzer, Gruppen, Rollen oder Metadateneigenschaften gesteuert werden. Ein Beispiel: Der Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters darf nur von dem Mitarbeiter selbst, gegebenenfalls seinem Vorgesetzten und einem HR-Beauftragten eingesehen werden. Ist der Vertrag in M-Files erst einmal diesem ausgewählten Personenkreis zugeordnet, wird der Zugriff allen anderen verwehrt.


Prozessführung/Workflows

Workflows dienen der Prozesssteuerung und sind ein wichtiger Bestandteil in vielen Unternehmensabläufen. Daher gehören Aufgabenzuweisungen und Genehmigungsprozesse für M-Files zum guten Ton. Denken Sie an einen klassischen Rechnungseingangsprozess: selten kann der Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung selbst einschätzen, ob ein Betrag freigegeben und beglichen werden darf. Belegt man diesen Prozess mit einem Workflow, der dem zuständigen Mitarbeiter die Rechnung zur Freigabe vorlegt, minimiert sich die Fehlerquote.


Verfügbarkeit

Ob online, offline, mobil oder am Arbeitsplatz – das Dokumentenmanagementsystem M-Files steht Ihnen 24/7 zur Verfügung. Dank der mobilen App sind Sie in der Wahl des Endgerätes unabhängig. Aber auch am Arbeitsplatz haben Sie die Wahl zwischen lokaler Nutzung oder dem M-Files Webclient im Browser. Der Offline-Modus ermöglicht selbst Mitarbeitern im Außendienst auf wichtige Unterlagen zuzugreifen und auf einem einheitlichen Informationsstand zu arbeiten.


DSGVO ToolBox

Im Zuge der DSGVO ist das Dokumentenmanagement und die Verwaltung von personenbezogenen Daten und Löschfristen viel komplizierter geworden. Mit unserer DSGVO ToolBox versorgen Sie unkompliziert und anwenderfreundlich betroffene Klassen in M-Files mit Metadaten, sodass der notwendige Schutz direkt an dem Dokument hinterlegt ist. Ein Arbeitsvertrag muss unter Umständen drei Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus dem System gelöscht werden. In M-Files wird die entsprechende Klasse mit den notwendigen Schlagworten und Fristen versehen, sodass der Vertrag zum passenden Zeitpunkt aus dem System gelöscht wird. Dabei definieren Sie selbst, ob nach Fristende ein automatischer Löschvorgang beginnt, oder eine Benachrichtigung für den jeweiligen Ansprechpartner ausgelöst wird.

Die Einsatzgebiete von M-Files

Rechnungsbearbeitung und -verwaltung

Den Rechnungseingangsprozess gestaltet jedes Unternehmen individuell. Daher bietet M-Files flexible Möglichkeiten, Rechnungsbearbeitung-Workflows zu definieren. Fest steht, eine Rechnung ausdrucken und einem Kollegen zur Freigabe zukommen zu lassen, nur damit dieser Ihnen die Rechnung unterzeichnet zurückgibt, ist mit M-Files hinfällig.
Wird eine digitale Rechnung beispielsweise direkt aus Outlook im Dokumentenmanagementsystem abgelegt, landet Sie in einer hierfür speziell definierten Klasse und kann von dem zuständigen Mitarbeiter gesichtet werden. Ändert der zur Prüfung berechtigte Kollege den Status auf „freigegeben“, wird der nächste Schritt im Workflow ausgelöst. Ihre Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung oder Verwaltung erhalten nun dank der hinterlegten Benachrichtigungsfunktion die Freigabe zum Buchen der Rechnung.


Vertragsmanagement

Verpasste Kündigungsfristen, Verlängerungsfristen oder übersehene Vertragspflichten sind Themen, die durchgehend im Auge behalten werden müssen. Entgegen der Ablage von Verträgen auf dem Laufwerk und Fristen in Form von Outlookterminen, lebt M-Files einen moderneren Ansatz. Zusammen mit allen wichtigen Informationen speichert M-Files Verträge anhand wichtiger Fakten und Inhalte. Ob bei der Suche, Organisation oder Verarbeitung von Verträgen, mit M-Files erhalten Sie ein hohes Maß an Kontrolle über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg.


Personalmanagement

Wie verwalten Sie heute kritische Mitarbeiterdokumente wie Arbeits- oder Weiterbildungsverträge? Und wie stellen Sie sicher, dass Bewerbungen innerhalb der gesetzlichen Frist im System gelöscht werden? Mit M-Files brauchen Sie sich mit diesen Fragen nicht länger manuell zu befassen. Ist erst einmal ein Prozess zur Datenverarbeitung definiert, gilt dieser für alle Dokumente, die der gleichen Kategorie zugeordnet wurden. Das Ergebnis ist ein transparenter Pool aus Mitarbeiter- und Bewerberdokumenten, dessen Zugriff Sie individuell steuern können.


Projektmanagement

Die einzigartige metadatenbasierte Struktur von M-Files bietet viele Vorteile für Ihr Projektmanagement. Die Versionskontrolle von Dokumenten, das Zusammenführen von Dokumentationen verschiedener Subunternehmer und deren reibungslose Kontrolle, aber auch das Verwalten von Ressourcen und Projektaufgaben, lassen sich durch die Anpassung von Metadaten oder das Erstellen von Workflows schnell in ein nachhaltiges Projektmanagement wandeln.

M-Files Funktionen im Video - Legen Sie den Fokus auf das "Was"

Das "Was" und nicht das "Wo" sollten bei einem Intelligenten Informations- und Dokumentenmanagement im Vordergrund stehen. Durch das Ablegen von Informationen anhand von Rollen, Teams, Eigenschaften und anderen Metadaten, ist das Wiederfinden von Dokumenten und das Bedienen von M-Files intuitiv.

Revisionssichere Archivierung und Kontierung mit dem Dokumentenmanagementsystem M-Files

Den Rechnungseingangsprozess gestaltet jedes Unternehmen individuell. M-Files ECM bietet flexible Möglichkeiten diesen Prozess zu digitalisieren und entsprechende Workflows zu definieren, sodass die Verwaltung und Archivierung zum Kinderspiel wird. Darüber hinaus können, mit dem neuen Zusatzfeature "Kontierung", auch alle Rechnungen direkt in M-Files kontiert und an weitere Systeme übergeben werden. Erfahren Sie im Video mehr über die Themen: Rechnungseingangsprozess, Rechnungen in M-Files verwalten, Revisionssichere Archivierung, Kontierung und Übergabe von Rechnungen an Dritt-Systeme (z.B. Business Central oder DATEV).

Viele weitere Videos finden Sie in unserer M-Files-Playlist auf unserem YouTube-Kanal. Am besten gleich den Kanal abonnieren, dann verpassen Sie keine Neuigkeiten.

Nachhaltiges Dokumentenmanagement mit M-Files

Durchschnittlicher Resourcenverbrauch für 1 Paket Kopierpapier

10,3 kg Holz und Altpapier

181,3 l Wasser

37,3 kWh Energie

4,8 kg CO2

Der Ressourcenverbrauch kommt Ihnen erschreckend hoch vor? Mit M-Files können Sie ruhigen Gewissens arbeiten, ganz ohne die Umwelt zu belasten.

Darum brauchen Sie M-Files

1. Hat jemals einer Ihrer Kollegen ein Dokument übergespeichert, das Sie mit viel Mühe erstellt haben?

2. Waren Sie schon einmal mehr als 5 Minuten auf der Suche nach einer Rechnung oder einem Angebot?

3. Haben Sie ein schlechtes Gewissen, weil für Ihren Aktenschrank ein ganzer Regenwald gefällt werden musste?

4. Hat jemals einer Ihrer Mitarbeiter Einsicht in Daten erhalten, die nicht für seine Augen bestimmt waren?

5. Wurde schon einmal fälschlicher Weise eine Rechnung freigegeben ohne, dass zuvor jemand den Betrag geprüft hat?

6. Haben Sie bereits eine Kündigungsfrist verpasst und waren daraufhin länger als gewünscht an einen Vertrag gebunden?


Nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Sie mussten eine oder mehrere Fragen wohl oder übel mit "Ja" beantworten? Dann kommen Sie jetzt auf mich zu - ich zeige Ihnen, wie Sie diese Hürden in Zukunft mit M-Files meistern.

Andreas Blom

Vertrieb M-Files

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