Die RAHMER Gruppe mit Hauptsitz in Nürnberg ist in den Bereichen Gebäudereinigung, Personaldienstleistungen und Mietservice tätig. Die Unternehmensgruppe umfasst sieben Gesellschaften mit rund 2.000 Mitarbeitenden an 27 Standorten in Deutschland sowie einem weiteren Standort in Wien.
Im Rahmen der Einführung einer neuen Business-Central-Branchenlösung sollte auch das Dokumentenmanagement grundlegend neu aufgestellt werden. Ziel war es, Dokumente zentral, digital und revisionssicher zu verwalten und gleichzeitig die neuen Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen.
Besondere Anforderungen ergaben sich dabei durch die komplexen Branchenprozesse, die umfangreichen Personalakten sowie die hohen Compliance- und Berechtigungsvorgaben innerhalb der Unternehmensgruppe.
RAHMER entschied sich gemeinsam mit ihrem ERP-Partner und TSO-DATA für eine Lösung auf Basis von SharePoint Online und dem TSO-DATA DMS Connector. Ergänzt wird die Lösung durch Microsoft Purview und Power Automate, um Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher aufzubewahren.
Im Mittelpunkt des Projekts stand die Konzeption einer durchgängigen Dokumentenablage. Dokumente werden heute automatisch mit den relevanten Datensätzen in Business Central verknüpft und stehen den Anwendern direkt im jeweiligen Geschäftskontext zur Verfügung.
Darüber hinaus wurden branchenspezifische Prozesse wie Leistungen, Leistungsorte, Maschinen- und Schlüsselverwaltung sowie umfangreiche Personalprozesse in das Gesamtkonzept integriert.
Ein zentrales Projekthighlight ist die automatisierte Verarbeitung von Abrechnungsdokumenten. Dokumente werden anhand definöierter Informationen aus SharePoint Online heraus automatisch den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet, in die passende Struktur der digitalen Personalakte abgelegt und anschließend mit den entsprechenden Datensätzen in Business Central verknüpft.
Auch das umfangreiche Berechtigungskonzept der Unternehmensgruppe wurde sowohl in Business Central als auch in SharePoint umgesetzt. Dadurch erhalten Anwender ausschließlich Zugriff auf die Dokumente und Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.
“Mit der Einführung des DMS Connectors haben wir eine zentrale und zukunftssichere Dokumentenverwaltung geschaffen, die unsere Geschäftsprozesse optimal unterstützt. Besonders überzeugt hat uns die enge Zusammenarbeit mit TSO-DATA sowie das tiefe Verständnis für unsere branchenspezifischen Anforderungen. Dokumente stehen heute genau dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Das vereinfacht die tägliche Arbeit spürbar und schafft deutlich mehr Transparenz in unseren Prozessen.”
Mit der neuen Lösung verfügt die RAHMER Gruppe über eine zentrale und revisionssichere Dokumentenverwaltung, die direkt in die täglichen Arbeitsabläufe integriert ist. Dokumente stehen genau dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, wodurch Suchaufwände reduziert und Prozesse beschleunigt werden.
Bereits im ersten produktiven Mandanten wurden mehr als 10.000 Datensätze in SharePoint angelegt. Gleichzeitig verarbeitet die Lösung täglich über 700 automatisierte Workflowdurchläufe. Rund 80 bis 100 Anwender arbeiten bereits mit dem System.
Aufgrund der positiven Projektergebnisse ist mit der Einführung von Document Capture bereits die nächste Ausbaustufe geplant.
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