Dokumentenmanagement aus der Ferne mit M-Files

Aktuell arbeiten viele Angestellte für ihre Unternehmen aus dezentralen Bereichen wie zum Beispiel dem Home-Office. Das Home-Office ist dabei kein neues Phänomen, und unter Umständen forciert die aktuelle Situation diesen Trend in Zukunft. Wichtig hierbei ist, dass die Produktivität bestmöglich erhalten bleibt – vielleicht sogar gesteigert wird.

Große Bedeutung hat dazu der Zugriff auf alle relevanten Dokumente, zum Beispiel mit einem Dokumentmanagementsystem wie M-Files. Das Metadatenkonzept von M-Files ermöglicht es u. a., Dokumente zielgenau zu finden, ohne diese aufwändig in Ordnerstrukturen suchen zu müssen – auf Wunsch 24/7. Mittels einer flexiblen Berechtigungsvergabe steuern Sie genau, wer was mit welchen Dokumenten ausführen kann. Die Integration von M-Files in Ihre bestehende Unternehmenslösung macht es Ihren Mitarbeitern dabei noch leichter, sich auf das wesentliche zu konzentrieren. Wenn die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, zu Hause genauso zu arbeiten wie in ihrem Büro, dann optimieren sie ihre Produktivität und Effizienz und die Geschäftskontinuität ist gewährleistet. Aktuelle Studien belegen, dass Ineffizienzen im Informationsmanagement, die Produktivität der Angestellten um bis zu 21% reduzieren. Was das gerade in diesen Zeiten mit einem hohen Anteil an Home-Office-Arbeitsplätzen für Ihr Unternehmen bedeutet, lässt sich leicht ausrechnen.

Um Ihnen die Einschätzung der aktuellen Situation im Bezug auf Ihr Informationsmanagement zu erleichtern und daraus ggf. Maßnahmen ableiten zu können, hat die M-Files Corporation einen Benchmarkbericht zum Dokumentenmanagement aus der Ferne veröffentlicht. Dieser enthält die Ergebnisse einer umfassenden Studie, die sich damit beschäftigt hat, wie Unternehmen in der ganzen Welt ihre wachsenden Unternehmensinformationen verwalten.

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Sollten Sie noch kein Dokumentenmanagementsystem einsetzen, sind Ihnen vielleicht folgende Fragestellungen nicht unbekannt:

Hat jemals einer Ihrer Kollegen ein Dokument übergespeichert, das Sie mit viel Mühe erstellt haben?
Waren Sie schon einmal mehr als 5 Minuten auf der Suche nach einer Rechnung oder einem Angebot?
Haben Sie ein schlechtes Gewissen, weil für Ihren Aktenschrank ein ganzer Regenwald gefällt werden musste?
Hat jemals einer Ihrer Mitarbeiter Einsicht in Daten erhalten, die nicht für seine Augen bestimmt waren?
Wurde schon einmal fälschlicher Weise eine Rechnung freigegeben ohne, dass zuvor jemand den Betrag geprüft hat?
Haben Sie bereits eine Kündigungsfrist verpasst und waren daraufhin länger als gewünscht an einen Vertrag gebunden?

Sie mussten eine oder mehrere Fragen wohl oder übel mit "Ja" beantworten? Dann kommen Sie jetzt auf uns zu - wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Hürden in Zukunft mit M-Files meistern.

TSO-DATA
Andreas Blom
m-files[at]tso[dot]de
+49 (541) 1395-84