Was kann KI im Arbeitsalltag tatsächlich übernehmen? Diese Frage stand im Mittelpunkt unseres Webcasts „Irgendwas mit KI? Ja, aber konkret!“ bei der Digitalen Woche 2026 in Osnabrück. Tilo Bartholomäus und Jannis Wolke-Hanenkamp haben Microsoft Copilot zunächst kurz eingeordnet und anschließend live in Microsoft 365 gezeigt. Hier sind die wichtigsten Beispiele und die Fragen, die man sich bei der Anwendung stellen sollte.
Copilot unterstützt – die Entscheidung bleibt beim Menschen
Ein Copilot hilft dem Piloten bei seinen Aufgaben. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt beim Menschen. Diese Analogie aus dem Vortrag gilt besonders bei E-Mails, Dokumenten und Empfehlungen: KI kann einen ersten Entwurf erstellen oder Informationen ordnen. Wer das Ergebnis verwendet, muss prüfen, ob Fakten, Quellen, Zahlen und Ton stimmen.
Das lohnt sich schon bei kleinen Aufgaben. Ein überzeugend formulierter Satz kann einen falschen Preis enthalten. Eine übersichtliche Tabelle kann ein wichtiges Kriterium auslassen. Deshalb behandeln wir KI-Ergebnisse als Arbeitsgrundlage, nicht als ungeprüfte Entscheidung.
Drei Angebote aus E-Mails vergleichen
Im ersten Beispiel lagen drei Angebote von Reinigungsunternehmen als E-Mails vor. Statt jede Nachricht einzeln auszuwerten, haben wir sie im Copilot Chat als Quellen ausgewählt und um einen Vergleich für eine Lagerhalle gebeten. Copilot stellte Unterschiede wie Kosten, Leistungsumfang und Vertragsbedingungen in einer Tabelle zusammen und gab eine begründete Empfehlung aus. Quellenverweise halfen dabei, Aussagen mit den ursprünglichen Nachrichten abzugleichen.
So entsteht schneller ein Überblick. Vor einer Entscheidung sollte man dennoch die Angebote selbst lesen: Sind Positionen wirklich vergleichbar? Fehlen Leistungen oder Zusatzkosten? Und entspricht die Empfehlung den eigenen Prioritäten?
Eine E-Mail mit dem bisherigen Verlauf beantworten
Im Outlook-Beispiel wollte ein Kunde zu einem Kinderfahrrad ein passendes Zubehörangebot. Nach einer Rückfrage sollte ein stabileres Schloss berücksichtigt und der Gesamtpreis neu dargestellt werden. Copilot erstellte auf Basis des Gesprächsverlaufs einen Antwortentwurf.
Bei solchen Nachrichten kann die KI Formulierungsarbeit abnehmen. Entscheidend ist die Schlusskontrolle: Produktbezeichnung, Preis, Summe, Zusagen und Anrede müssen zur tatsächlichen Anfrage passen. Erst danach wird die Nachricht versendet.
Dokumente in Word erstellen und bearbeiten
Aus dem Angebotsvergleich ließ sich ein Word-Dokument mit Kriterien und Entscheidungshilfe erzeugen. In Word selbst haben wir gezeigt, wie Copilot Texte erstellt, bearbeitet und übersetzt. Das ist besonders praktisch, wenn man einen ersten Entwurf braucht oder vorhandenen Text an eine andere Zielgruppe anpassen möchte.
Die Demo zeigte auch Grenzen: Technische Elemente wie ein Inhaltsverzeichnis klappten nicht durchgehend zuverlässig, und ein Bearbeitungsschritt musste wiederholt werden. Wer mehrere Sprachfassungen behalten möchte, sollte die Ausgangsdatei vor einer Übersetzung als eigene Version sichern.
Mit besseren Prompts zu einer brauchbaren Datenanalyse
Für eine Excel-Demo begann die Idee mit einem sehr kurzen Auftrag: Daten auswerten und ein Dashboard erstellen. Statt diesen Satz unmittelbar als fertige Anweisung zu verwenden, ließen wir Copilot zunächst einen ausführlicheren Prompt formulieren. Er enthielt Schritte zur Prüfung der Daten, zur Analyse, zur Visualisierung und zur Kontrolle des Ergebnisses.
Ein einfacher Ansatz zum Nachmachen lautet: „Hilf mir, einen Prompt für diese Aufgabe zu schreiben. Stelle mir zuerst die Fragen, die dir für ein gutes Ergebnis noch fehlen.“ Ergänzen sollte man den fachlichen Kontext: Was bedeuten die Spalten? Welche Kennzahlen sind entscheidend? Wer liest die Auswertung? Im Webcast wurde aus 75 Zeilen Beispieldaten ein Dashboard erzeugt. Ob die Darstellung fachlich richtig und nützlich ist, muss anschließend geprüft werden.
Wiederkehrende Aufgaben mit einem Agenten vorbereiten
Zum Schluss haben wir gezeigt, wie sich eine wiederkehrende Aufgabe in einem Agenten hinterlegen lässt. Dafür haben wir im Agent Builder einen Rechnungsprüfer beschrieben und eine Demorechnung hochgeladen. In der Vorführung erkannte der Agent unter anderem eine Abweichung von 47 Cent zwischen Positionen und ausgewiesenem Gesamtbetrag und formulierte Hinweise für die weitere Klärung.
Ein Agent kann dabei helfen, dieselben Prüfschritte wiederholt anzuwenden. Seine Ausgabe ersetzt keine fachliche Freigabe einer Rechnung. Je verbindlicher die Aufgabe, desto wichtiger sind klare Regeln, geeignete Quellen und eine Prüfung des Ergebnisses durch die zuständige Person.
Wo anfangen?
Suchen Sie sich eine konkrete Aufgabe, die häufig vorkommt und deren Ergebnis sich leicht prüfen lässt. Zum Einstieg eignen sich etwa ein E-Mail-Entwurf, ein Vergleich mehrerer Dokumente oder eine erste Struktur für eine Auswertung. Beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis, geben Sie den nötigen Kontext mit und kontrollieren Sie den ersten Versuch. So lässt sich feststellen, ob Copilot in Ihrem Ablauf tatsächlich hilfreich ist.
Die vollständigen Demos und weitere Beispiele finden Sie in unserer Aufzeichnung des Webcasts. Wenn Sie einen Anwendungsfall aus Ihrem Unternehmen besprechen möchten, kommen Sie direkt auf uns zu.
TSO-DATA
Tilo Bartholomäus | Jannis Wolke-Hanenkamp
+49 (541) 1395-0
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