Viele Unternehmen nutzen Microsoft SharePoint bereits für die Dokumentenablage, erfüllen jedoch zentrale Anforderungen an Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz noch nicht vollständig.
Mit Funktionen wie Retention Labels, Versionierung und klar definierten Berechtigungen kann SharePoint zu einer compliance-konformen Dokumentenplattform ausgebaut werden – wenn diese korrekt eingerichtet sind.
Eine revisionssichere Ablage stellt sicher, dass Dokumente vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar archiviert werden. Dies gilt selbstverständlich auch für bereits vorhandene Dokumente.
Kernanforderungen:
Kann SharePoint revisionssicher sein?
Ja – SharePoint kann diese Anforderungen unterstützen, wenn Funktionen wie Retention Labels, Versionierung und Berechtigungskonzepte korrekt eingesetzt werden.
Wichtig:
SharePoint ist nicht automatisch revisionssicher – die korrekte Konfiguration ist entscheidend.
In vielen bestehenden SharePoint-Umgebungen fehlen klare Regeln für Aufbewahrung und Dokumentenlenkung. Das kann zu rechtlichen Risiken und ineffizienten Prozessen führen.
Typische Anzeichen:
Ergebnis:
Diese Lücken können dazu führen, dass gesetzliche Anforderungen nicht erfüllt werden.
Konsequenz:
Hoher Verwaltungsaufwand und potenzielle Compliance-Risiken.
Um SharePoint revisionssicher zu gestalten, werden zunächst Dokumententypen und Anforderungen definiert, anschließend Aufbewahrungsfristen festgelegt und Retention Labels eingerichtet. Ergänzend sorgen Versionierung, klare Berechtigungen sowie automatisierte Freigabe- und Ablageprozesse für eine strukturierte und regelkonforme Dokumentenverwaltung.“
Ergebnis:
Eine strukturierte, nachvollziehbare und regelkonforme Dokumentenverwaltung.
Retention Labels definieren, wie lange Dokumente gespeichert werden und was danach passiert (z. B. Löschung oder Archivierung).
Änderungen an Dokumenten werden automatisch protokolliert. Frühere Versionen bleiben erhalten und können jederzeit eingesehen werden.
Durch klar definierte Rollen und Rechte wird gesteuert, wer Dokumente einsehen, bearbeiten oder löschen darf.
Mit Power Automate lassen sich Freigaben und Ablageprozesse standardisieren und dokumentieren.
Wir unterstützen Unternehmen dabei, SharePoint strukturiert und regelkonform einzusetzen – von der Analyse bestehender Lücken bis zur technischen Umsetzung.
Leistungen:
Schließen Sie bestehende Lücken in Ihrer SharePoint-Umgebung und stellen Sie sicher, dass Dokumente regelkonform verwaltet werden. Fragen Sie jetzt einen Compliance-Check an oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin.
Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet.
Mit der Erhebung und Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten bin ich gemäß der Datenschutzerklärung einverstanden.
Revisionssicher bedeutet, dass Dokumente nachvollziehbar, unveränderbar und entsprechend gesetzlicher Vorgaben archiviert werden. Eine ausführliche Erläuterung finden Sie hier bei VOI (Fachverband für Informationssicherheit und IT-Compliance): Revisionssicherheit bei Nutzung von Microsoft SharePoint® - voice-of-information
SharePoint bietet technische Funktionen wie Aufbewahrungsrichtlinien, Unveränderbarkeit und Protokollierung, die die Grundlage für die Bereiche Software und Hardware der revisionssicheren Archivierung erfüllen können. Zudem werden viele Compliance-Anforderungen nach ISO, SOC und DSGVO seitens SharePoint erfüllt. Hier finden Sie eine Übersicht der Microsoft-Compliance-Angebote: Complianceangebote für Microsoft 365, Azure und andere Microsoft-Dienste. | Microsoft Learn
Retention Labels steuern, wie lange Dokumente aufbewahrt und wann sie gelöscht oder archiviert werden.
Nein, die erforderlichen Funktionen müssen korrekt konfiguriert werden.
Fehlende Compliance, rechtliche Risiken und ineffiziente Dokumentenverwaltung.
