- E-Rechnung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central
- E-Rechnung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central
Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Rechnung für viele Unternehmen zur Pflicht. Spätestens ab 2028 betrifft die E-Rechnung nahezu alle Unternehmen im B2B-Bereich. Wer heute noch überwiegend mit PDF-Rechnungen arbeitet, sollte seine Prozesse frühzeitig auf die kommenden Anforderungen vorbereiten.
Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central schaffen Sie die Grundlage für rechtskonforme und effiziente E-Rechnungsprozesse. TSO-DATA unterstützt Sie dabei mit Lösungen für den Empfang, die Verarbeitung, den Versand und die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen. Dabei setzen wir auf den Business-Central-Standard sowie bewährte Lösungen wie Continia, Communication Center, SharePoint, M-Files, DocuWare, Anveo EDI und FORNAV.
Von der ersten E-Rechnung bis zum vollständig digitalen End-to-End-Prozess begleiten wir Sie auf dem Weg zur rechtssicheren und automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Die elektronische Rechnung wird in den kommenden Jahren zum Standard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Anders als eine klassische PDF-Rechnung enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die automatisch von ERP-Systemen verarbeitet werden können.
Eine PDF-Datei allein gilt grundsätzlich nicht als E-Rechnung. Zwar lässt sich eine PDF-Rechnung digital versenden, die enthaltenen Informationen können jedoch nicht ohne Weiteres automatisiert verarbeitet werden. Eine E-Rechnung dagegen enthält ihre Daten in einer standardisierten Struktur, sodass Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central die Inhalte direkt auslesen und weiterverarbeiten können.
In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant:
Die XRechnung besteht aus einer XML-Datei und enthält sämtliche Rechnungsinformationen in strukturierter Form. Sie wird bereits seit Jahren im öffentlichen Bereich eingesetzt und ermöglicht eine vollständig automatisierte Verarbeitung.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit einer integrierten XML-Datei. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisiert verarbeitet werden. Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD der einfachste Weg in die Welt der E-Rechnung.
Kurz gesagt: XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die Anforderungen an eine elektronische Rechnung. Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen künftig nicht mehr.
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise.
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Viele Unternehmen haben diesen Schritt bereits umgesetzt, indem sie bestehende Prozesse um die Annahme von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erweitert haben.
Ab dem 01.01.2027 kommt für zahlreiche Unternehmen die nächste Stufe hinzu. Dann müssen viele Unternehmen elektronische Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch versenden können.
Ab dem 01.01.2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich für nahezu alle Unternehmen zum Standard.
Die eigentliche Herausforderung besteht jedoch nicht im Empfang einer Datei. Unternehmen müssen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen:
Wer frühzeitig handelt, vermeidet Zeitdruck, Ressourcenengpässe und unnötige Projektkosten kurz vor den gesetzlichen Fristen.
Ja. Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt die Verarbeitung elektronischer Rechnungen und wird kontinuierlich um weitere Funktionen erweitert. Je nach eingesetzter Version können Unternehmen bereits heute XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden.
Business Central unterstützt unter anderem:
Für Unternehmen mit erweiterten Anforderungen stehen zusätzliche Lösungen zur Verfügung, beispielsweise für die automatisierte Belegverarbeitung, komplexe Freigabeprozesse, EDI-Szenarien oder die revisionssichere Archivierung.
Der größte Nutzen der E-Rechnung entsteht durch die automatisierte Verarbeitung der enthaltenen Daten. Statt Rechnungen manuell zu erfassen, können strukturierte Informationen direkt ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Mit Business Central und passenden Erweiterungen lassen sich eingehende Rechnungen direkt in bestehende Einkaufs- und Buchhaltungsprozesse integrieren.
Rechnungen können anhand von Stammdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder weiteren Merkmalen automatisch dem richtigen Kreditor zugeordnet werden.
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Beträge und weitere Informationen werden automatisch übernommen und müssen nicht erneut erfasst werden.
Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen können miteinander abgeglichen werden. Mengen-, Preis- oder Lieferabweichungen werden frühzeitig erkannt.
Kostenrechnungen lassen sich direkt auf Sachkonten, Kostenstellen oder Kostenträger buchen. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand in der Finanzbuchhaltung erheblich.
Rechnungen können automatisierte Freigabeprozesse durchlaufen, bevor sie gebucht oder bezahlt werden. So behalten Unternehmen jederzeit die Kontrolle über ihre Rechnungsprozesse.
Neben dem Empfang wird der Versand elektronischer Rechnungen zunehmend zum Standard. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Kunden E-Rechnungen in einem rechtssicheren Format erhalten.
Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central können elektronische Rechnungen direkt aus bestehenden Verkaufsprozessen heraus erzeugt werden.
Die erforderliche XML-Datei wird automatisch erzeugt und kann direkt an Kunden oder öffentliche Auftraggeber übermittelt werden.
Business Central kombiniert die strukturierte XML-Datei mit dem vorhandenen Rechnungs-PDF und erstellt daraus eine ZUGFeRD-konforme Rechnung.
E-Rechnungen können direkt aus Business Central versendet werden. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche oder zusätzliche Software.
Je nach Lösung können zusätzlich AGBs, Produktinformationen, Lieferscheine oder weitere Dokumente automatisch mit versendet werden.
E-Rechnungen sind meist nur ein Teil der gesamten Kundenkommunikation. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Rückfragen müssen zuverlässig verarbeitet und dokumentiert werden.
Mit dem Communication Center for Business Central erweitert TSO-DATA Business Central um eine zentrale Plattform für die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
Zentrale Verarbeitung von eingehenden E-Mails direkt in Business Central
Übernahme von E-Mails aus angebundenen Exchange-Online-Postfächern
Bearbeitung von E-Mails, die in allgemeinen Service- und Team-Postfächern liegen
Erstellen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mails direkt in Business Central
KI-gestützte Aufbereitung eingehender Kundenkommunikation
Automatische Zuordnung zu bestehenden Kontakten oder Vorgängen
CommunicationCenter-Szenarien für manuellen und automatisierten E-Mail-Versand
Versand von E-Rechnungen und E-Belegen, z. B. ZUGFeRD und XRechnung
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen. Deshalb setzt TSO-DATA auf verschiedene Lösungsbausteine, die sich flexibel kombinieren lassen.
Für Unternehmen, die aktuelle Business-Central-Versionen einsetzen und grundlegende E-Rechnungsfunktionen nutzen möchten.
Für die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen, Bestellabgleiche, Sammelrechnungen und hohe Belegvolumen.
Für erweiterte Versandfunktionen, Dokumentenausgabe und individuelle Versandprozesse.
Für E-Mail-Steuerung, Kundenkommunikation und automatisierte Versandprozesse direkt aus Business Central.
Für Unternehmen, die neben E-Rechnungen auch klassische EDI-Prozesse und den elektronischen Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten oder Handelspartnern digitalisieren möchten.
Für professionelle Dokumentenlayouts und die individuelle Gestaltung von Rechnungen, Formularen und Ausgabedokumenten.
Die gesetzlichen Anforderungen enden nicht beim Empfang oder Versand einer E-Rechnung. Elektronische Rechnungen müssen über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg revisionssicher archiviert und jederzeit nachvollziehbar bereitgestellt werden können.
TSO-DATA unterstützt verschiedene Archivierungsstrategien und Dokumentenmanagement-Lösungen.
Für Unternehmen, die ihre Microsoft-365-Landschaft für die Dokumentenverwaltung nutzen möchten.
Für dokumentenzentrierte Prozesse mit intelligenter Metadatenverwaltung und flexibler Dokumentenorganisation.
Für digitale Rechnungsverarbeitung, Workflows und revisionssichere Archivierung. Die Integration mit Business Central ermöglicht durchgängige Prozesse von der Rechnung bis ins Archiv.
Dadurch entsteht ein vollständiger digitaler Prozess für Empfang, Verarbeitung, Freigabe und Archivierung elektronischer Rechnungen.
Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur die Finanzbuchhaltung. Sie beeinflusst Einkauf, Vertrieb, Dokumentenmanagement und interne Freigabeprozesse. TSO-DATA begleitet Unternehmen ganzheitlich bei der Umsetzung ihrer E-Rechnungsstrategie.
Unsere Kunden profitieren von:
So entsteht eine Lösung, die technisch funktioniert und gleichzeitig zu Ihren Prozessen passt.
Sie möchten tiefer in das Thema einsteigen? In unseren kostenlosen Webcasts zeigen wir die E-Rechnung direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Erfahren Sie, wie XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellt, versendet und archiviert werden.
Lernen Sie die Möglichkeiten moderner Kundenkommunikation und KI-gestützter Prozesse kennen.
Erleben Sie die automatische Verarbeitung elektronischer Rechnungen inklusive Bestellabgleich und Genehmigungsprozess.
Sie möchten wissen, wie Sie Empfang, Verarbeitung, Versand und Archivierung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen pragmatisch aufsetzen, und wie das in Ihrer Microsoft Dynamics‑Umgebung am besten umgesetzt wird? Kommen Sie auf uns zu.
TSO-DATA
Jens Buermann | jbuermann[at]tso[dot]de
Andreas Blom | ablom[at]tso[dot]de
+49 (541) 13 95-0
Nein. Eine PDF-Datei allein gilt grundsätzlich nicht als elektronische Rechnung. Erforderlich sind strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Die XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer integrierten XML-Datei.
Die Empfangspflicht besteht bereits seit 2025. Die Pflicht zum Versand gilt für viele Unternehmen ab 2027 und für nahezu alle Unternehmen ab 2028.
Ja. Business Central unterstützt den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen und wird kontinuierlich weiterentwickelt.
Ja. Je nach Version können XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus Business Central erzeugt und versendet werden.
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Für viele Unternehmen reicht der Standard nicht aus, wenn Bestellabgleiche, Sammelrechnungen, Automatisierungen oder große Belegmengen verarbeitet werden sollen.
E-Rechnungen sollten revisionssicher archiviert werden. Dafür eignen sich beispielsweise SharePoint, M-Files oder DocuWare.
Ja. Mit der passenden Integration kann SharePoint für die strukturierte und langfristige Ablage von E-Rechnungen eingesetzt werden.
Das hängt von Ihrer Business-Central-Version, Ihrem Belegvolumen, Ihren Freigabeprozessen und Ihren Archivierungsanforderungen ab. Gerne beraten wir Sie individuell.
